کیا آپ نے کبھی غور کیا ہے کہ آپ معمول کے کاروباری کاموں میں کتنا وقت صرف کر رہے ہیں؟ اس کے علاوہ، کیا آپ نے کبھی اندازہ لگایا ہے کہ اِن ایفیشنٹ پروسیسز پرکمپنی کو کتنا وقت اور پیسہ خرچ کرنا پڑ رہا ہے؟ خامیاں، غلطیاں اور وقت کا ضیاع ہر سائز کی کمپنیوں کے لیے ایک مسئلہ ہے۔ تاہم، ورک فلو آٹومیشن کو لاگو کر کے ان مسائل کو ڈرامائی طور پر کم کیا جاسکتا ہے۔
ورک فلو آٹومیشن کیا ہے؟
ورک فلو آٹومیشن ایک ایسی ٹیکنالوجی ہے جو کاروباری عمل کو خودکار اور اسڑیم لائن کرتی ہے۔ اس میں ایک مینول کام کو سادہ خودکار نظام میں بدل دیا جاتا ہے۔ یہ انسانی شمولیت کی ضرورت کو کم اور کاروبار کو زیادہ مؤثر طریقے سے چلانے میں مدد کرتا ہے۔ ایک اچھا ورک فلو سافٹ ویئر نااہلی کو کم کرنے اور کمپنی چلانے کے لیے ایک معیاری عمل بنانے میں مدد کرتا ہے۔ اس کے ساتھ، آپ اپنے روزمرہ کے اہم ترین کاموں اور عمل کو خودکار کر سکتے ہیں۔ اس سے آپ کا وقت بچے گا اور کاروبار کو اعلیٰ سطح پر چلانے میں مدد ملے گی۔
ورک فلو آٹومیشن کا جادو
چاہے آپ کو اس کا احساس ہو یا نہ ہو، ورک فلو آپ کی زندگی کے تقریباً ہر شعبے کا مرکز ہے۔ سوال یہ ہے کہ کیا یہ ورک فلو آپ کو زیادہ سے زیادہ مؤثر طریقے سے کام کرنے میں مدد کر رہے ہیں؟ کاروبار میں، ایک ورک فلو معمول کے مطابق اقدامات کرتا ہے اور اسے ایک خاص نتیجہ حاصل کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ ورک فلو آٹومیشن ٹیکنالوجی ہے، جو ہاتھ سے کام کو خودکار کرتی ہے اور انسانی شمولیت کی ضرورت کو کم کرتی ہے۔
ورک فلو آٹومیشن کے ساتھ آپ مینول ٹاسک لیتے ہیں، جیسے ملازم کی آن بورڈنگ یا انوائسنگ اور اسے ایک سادہ، خودکار نظام میں بدل دیتے ہیں۔ خودکار ورک فلو بنانے سے آپ کا کاروبار زیادہ مؤثر اور آپ کی کمپنی کے لیے ترقی کرنا آسان ہو جائے گا۔ اس کے علاوہ، آپ اور آپ کی ٹیم غیر معمولی اور کم معیاری کاموں پر کم وقت گزارے گی۔ یہ عمل نہ صرف آپ کے پیسے بچائے گا بلکہ یہ آپ کے کاروبار کو مسابقتی برتری دے گا۔ یہ آپ کی ٹیم کو ان سرگرمیوں پر توجہ مرکوز کرنے پر مائل کرے گا جو کاروبار کو آگے بڑھائیں گی۔
ورک فلو سافٹ ویئر کے فوائد
اگر آپ نے پہلے کبھی ورک فلو سافٹ ویئر لاگو نہیں کیا ہے، تو یہ سب سے پہلے زبردست لگ سکتا ہے۔ یہ معلوم کرنے میں کچھ وقت لگ سکتا ہے کہ آپ کے کاروبار میں ورک فلو مینجمنٹ کو مؤثر طریقے سے کیسے نافذ کیا جائے۔ تاہم، ورک فلو آٹومیشن کے لیے وقت اور محنت درکار ہوتی ہے۔ ورک فلو سافٹ ویئر کے تین اہم ترین فوائد ذیل میں درج ہیں۔
نااہلیت کم اور پیداواری صلاحیت بہتر بنانا
ورک فلو سافٹ ویئر کے سب سے بڑے فوائد میں سے ایک یہ ہے کہ یہ کاروبار میں نااہلیت کو کم کر دے گا، کیونکہ ہو سکتا ہے آپ کو اس بات کا علم نہ ہو کہ آپ دہرائے جانے والے کاموں میں کتنا وقت صرف کر رہے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ اپنے ملازمین کے ساتھ ای میلز پر کتنا وقت صرف کر رہے ہیں؟ یا کیا آپ یہ طے کرنے کی کوشش کر رہے ہیں کہ کسی خاص کام کو مکمل کرنے کا ذمہ دار کون ہے؟ ان افعال کو خودکار کرنے سے، آپ کو معلوم ہو جائے گا کہ سب کچھ تفویض کر دیا گیا ہے اور ڈیڈلائنز مقرر کردی گئی ہیں۔ یہ پیداواری صلاحیت کو بہتر اور یہ یقینی بنائے گا کہ آپ کے تمام ملازمین ایک ہی صفحہ پر ہیں۔
اسٹینڈرڈائزیشن میں اضافہ
کاروبار میں غلطیاں بہت مہنگی پڑسکتی ہیں۔ نہ صرف آپ کو غلطی کا ازالہ کرنے کے لیے وقت نکالنا ہوگا بلکہ اس کے نتائج سے بھی نمٹنا ہوگا۔ اس کی وجہ سے، کمپنی کو جب بھی ممکن ہو انسانی غلطی کے خطرے کو دور کرنا چاہیے۔ غلطیوں کے بار بار ہونے کی ایک وجہ یہ ہے کہ کاروبار کے پاس بعض کاموں کو مکمل کرنے کے لیے اسٹینڈرڈائزڈ پروسیس نہیں ہوتا۔ ورک فلو تیار کر کے کمپنی اپنے کاروبار کے اہم ترین عناصر کے لیے ایک قابل تکرار نظام بناتی ہے۔ یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ غلطیوں کی گنجائش کم ہوگی۔
تبدیلیوں کے عمل کیلئے موافقت
آپ اپنے کاروبار میں کچھ معیارات رکھنا چاہتے ہیں، لیکن آپ کو لچکدار بننے کی بھی کوشش کرنی چاہیے۔ آپ کی کمپنی کی ضروریات بدل جائیں گی اور آپ کو اس کے مطابق اپنے عمل کو تبدیل کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔ صحیح ورک فلو ٹول کاروباری عمل میں آسانی سے حسب منشا تبدیلی کرسکتی ہے، جس سے کمپنی ترقی کرسکے گی۔ اس کے علاوہ، کمپنی کو ایک لچکدار نظام ملے گا، جس میں وقت کے ساتھ بہتری جاری رکھی جاسکتی ہے۔
ورک فلو کی مثال
اب جبکہ ورک فلو آٹومیشن کے بارے میں معلومات حاصل ہوگئی ہیں اوریہ معلوم ہوچکا ہے کہ صحیح سافٹ ویئر کس طرح مدد کر سکتا ہے، تو ہم اس کی حقیقی زندگی کی ایک مثال پر نظر ڈالتے ہیں۔ ملازمین کی آن بورڈنگ ایک ایسی چیز ہے، جس سے ہر کمپنی کو نمٹنا پڑتا ہے۔ اگرچہ صحیح آن بورڈنگ کا حل ملازمین کی کمپنی میں کام جاری رکھنے کی استعداد کو 25 فیصد تک بڑھا سکتا ہے، مگر پھر بھی زیادہ تر کمپنیوں کے پاس آن بورڈنگ کا عمل اچھا نہیں ہے۔ ذیل میں ورک فلو پروسیس بتایا جارہا ہے، جسے کمپنی اپنے آن بورڈنگ کے عمل کو بہتر بنانے کے لیے لاگو کر سکتی ہے:
٭ ڈیٹا بیس میں نئے ملازم کے رابطے کی معلومات درج کریں۔
٭ اس شخص کو ایک خیرمقدمی خط بھیجیں جس میں وہ معلومات درج کریں کہ اسے کیا توقع رکھنی چاہیے۔
٭ اسے بتائیں کہ اس کے کام کا پہلا دن کب ہے۔
٭ نئے ملازم کے لیے دفتر میں جگہ تیار رکھیں۔
٭ کسی بھی ضروری تربیت کا شیڈول بنائیں۔
٭ اس شخص کا خیرمقدم کریں اور اس کا باقی ٹیم سے تعارف کروائیں۔
اس طرح کے پروسیس کو استعمال کرکے کمپنی اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ تمام چیزوں کا احاطہ کرلیا گیا ہے۔ ملازم کے پاس وہ سب کچھ ہے، جس کی اسے شروعات کرنے کی ضرورت ہے اور آپ اس میں شامل ہر فرد کے لیے منتقلی و ہموار کر رہے ہیں۔
ورک فلو آٹومیشن کی تیاری
آپ اپنے کاروبار میں ورک فلو آٹومیشن کو لاگو کرنے کی تیاری کیسے کر سکتے ہیں؟ اس کے لیے ایک عمل سے شروع کرنا اور پھر وہاں سے تعمیر کرنا اچھا خیال ہے۔ ایک بار جب آپ اپنی کمپنی کی خامیوں سے آگاہ ہو جاتے ہیں، تو یہ سب کچھ ایک ساتھ تبدیل کرنے کی کوشش کرنے کے لیے پرکشش ہو سکتا ہے۔ تاہم، اکثر اوقات ایسا کرنا غلط ثابت ہوتا ہے۔ سب سے پہلے، آپ کے ملازمین بہت ساری اچانک تبدیلیوں کے خلاف بہت مزاحم ہو سکتے ہیں۔ اور ایک ساتھ بہت زیادہ تبدیلی کرنے کی کوشش کرنے سے، یہ امکان نہیں ہے کہ یہ تبدیلیاں طویل عرصے تک قائم رہیں۔ ایک عمل کی شناخت کریں جسے آپ بہتر بنانا چاہتے ہیں اور وہیں سے شروع کریں۔ ذہن میں ایک واضح اختتامی نقطہ کے ساتھ شروع کریں اور ایسے طریقے تلاش کریں جن سے آپ اسے خودکار کر سکتے ہیں۔ ایک بار جب آپ اس عمل کے لیے ایک نظام بنا لیتے ہیں، تو آپ اسے آزما سکتے ہیں اور بہتری لانا جاری رکھ سکتے ہیں۔
ورک فلو آٹومیشن سافٹ ویئر کمپنی کے لیے ورک فلو کو ٹریک کرے گا اور اس کی پیمائش کرے گا۔ یہ کمپنی کو اپنے اہم ترین عمل کو معیاری بنانے اور کسی بھی خامی کو ختم کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس سے انسانی غلطی کا خطرہ کم ہو جائے گا اور آپ کے کاروبار کو زیادہ آسانی سے چلانے میں مدد ملے گی۔ صحیح ورک فلو سافٹ ویئر آپ کے کاروبار کی ضروریات کے مطابق لچکدار اور حسب ضرورت ہوگا۔
ورک فلو مینجمنٹ شروع کرنے کے لیے، ایک ایسا عمل منتخب کریں جسے آپ خودکار بنانا چاہتے ہیں۔ ذہن میں واضح مقصد سے آغاز کریں، جس کے لیے چھوٹے پیمانے پر شروعات کریں۔ ایک بار جب آپ اپنے کاروباری عمل میں سے کسی ایک کو خودکار کر لیں تو اس کے نتائج کی پیمائش کرنا یقینی بنائیں اور بہتری کا یہ عمل جاری رکھیں۔