پروجیکٹ مینجمنٹ کیا ہے ؟

سب سے پہلے تو ہم پروجیکٹ کی بات کرتے ہیں ، جس کی سب سے بڑی خصوصیت یہ ہے کہ یہ ’’ عارضی ‘‘ ہوتا ہے، جو کہ دنوں سے لے کر کئی برس پر محیط ہوسکتا ہے لیکن آخر کار اسے اپنے مقررہ وقت پر ختم ہونا ہوتا ہے۔ کسی بھی پروجیکٹ کا دورانیہ اس کے آغاز اور اختتام پر منحصر ہوتاہے جبکہ اس کی وسعت اور اسے انجام دینے کیلئے ذرائع موجود ہوتے ہیں۔

کوئی بھی پروجیکٹ اپنی نوعیت میں ’’منفرد‘‘  ہوتا ہے، اس لئے کسی بھی پروجیکٹ کو انجام دینے کیلئے روایتی عوامل کا م نہیں کرتے ، البتہ اس کا مقصد حاصل کرنے کیلئے اس کے طریقۂ کار کو ڈیزائن کیا جاتاہے۔ لہٰذا کسی بھی پروجیکٹ کی تکمیل کیلئے ایسے لوگوں کو بھی جمع کیا جاتاہے، جو عام طور پر ایک ساتھ کام نہیں کرتے۔ اس کیلئے مختلف اداروں حتیٰ کہ دوسرے ممالک سے بھی پیشہ ورانہ افراد کی خدمات حاصل کی جاتی ہیں۔

آپ کے تعلیمی ادارے میں کسی سوفٹ ویئر کی تیاری ہویا کوئی بھی تعلیمی پروجیکٹ، کسی عمارت یا پُل کی تعمیر ہو یا آفاقی حادثات سےمتاثرہ لوگوں کو ریلیف پہنچانے کا کام یا پھر کسی نئے علاقے میں سیلز کا دائرہ کا ر بڑھانے کا ہدف، یہ تما م کام پروجیکٹ کہلاتے ہیں۔

پروجیکٹ مینجمنٹ کیا ہے ؟

پروجیکٹ مینجمنٹ میں معلومات، مہارت، ٹولز اورتکنیکی عوامل کو منظم اور مربوط کیا جاتاہے تاکہ پروجیکٹ کے تمام تر لوازمات کو پوراکیا جاسکے۔

پروجیکٹ مینجمنٹ کے مراحل

کوئی بھی پروجیکٹ چاہے چھوٹا ہو یا بڑا، ا س کی مینجمنٹ کے مراحل کو پانچ گروپ میں تقسیم کیا جاتاہے۔

1۔آغاز

کسی نہ کسی پروجیکٹ کو کہیں نہ کہیں سے تو شروع کرنا ہی ہوتا ہے۔ ابتدائی مرحلے میں پروجیکٹ کی ویلیو یعنی قدر کے ساتھ ساتھ ا س کی فزیبلیٹی معلوم کی جاتی ہے۔ کسی بھی پروجیکٹ کے مسترد یا منظو رہونے میں یہ دو دستاویز بڑا اہم کردار ادا کرتی ہیں، اس لیے ان کو انتہائی سمجھد ار ی کے ساتھ بنانے کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ اسپانسرز یا اسٹاک ہولڈرز کو پسند آسکے۔ اگر آپ کوئی بزنس پروجیکٹ کرنا چاہتے ہیں تو آپ کو ان رپورٹس میں متوقع منافع تجزیاتی طور پر بیان کرنا ہوگاجبکہ فزیبلیٹی اسٹڈی کی صورت میں آپ کو پروجیکٹ کے مقاصد، اس کی تکمیل کی مدت اور تمام تر لاگت کو سامنے لانا ہوتاہے۔ اس کے علاوہ ان ذرائع کا بھی ذکر کرنا ہو گا، جو اس پروجیکٹ کی تکمیل میں استعمال ہوں گے ۔

2۔ منصوبہ بندی

ایک بار پروجیکٹ منظو ر ہوجائے تو پھر یہ منصوبہ بندی کرنی پڑتی ہے کہ دیے گئے بجٹ اور وقت کے مطابق پروجیکٹ کس طرح اپنے اہداف حاصل کرپائے گا۔ اس میں پروجیکٹ میں استعمال ہونے والے ذرائع، مالیات اور مٹیریلز شامل ہوتے ہیں ، جن کی ایک سمت متعین کی جاتی ہے۔ منصوبہ بندی کے کچھ عوامل پر آپ کو عمل کرنا پڑتاہے ،جیسے :

■ وسعت :یہ ایک تحریری بیان ہوتا ہے ،جس میں یہ بیان کیا جاتاہے کہ آخر اس پروجیکٹ کی ضرورت کیوں ہے اور اس میں ہمیں کیا مہیا (Deliverables) کرنا ہوگا اور کیا مقصد پورا ہوگا۔

تعریف :یہاں آپ کو بڑے ڈلیوریبلز کو چھوٹے ڈیلیوریبلز میں تقسیم کرنا ہوگا تاکہ انہیں منظم کیا جاسکے۔

ٹاسک:اس میں یہ بتایا جاتاہے کہ ڈلیوریبلز کو پورا کرنے کیلئے کونسا ٹاسک کرنا پڑے گا اور دیکھنا ہو گاکہ ایک ٹاسک کا دوسرے ٹاسک پر کتنا انحصار ہے ۔

■ شیڈول :درج بالا ٹاسک اور ان کی تکمیل کی مدت بیان کی جاتی ہے۔

لاگت :اس میں پروجیکٹ کی لاگت اور بجٹ کو بیان کیا جاتاہے ۔

معیار :اس بات کو یقینی بنایا جائے کہ پورے پروجیکٹ میں کہیں معیار پر سمجھوتہ نہ ہو۔

تنظیم سازی:یہ نوٹ کیا جائے کہ پروجیکٹ منظم کیسے کیا جائے گا ، اس میں پیش رفت کی رپورٹنگ بھی شامل ہوتی ہے۔

■ عملہ :پروجیکٹ ٹیم کی ذمہ داریوں اور کردار کا تعین کیا جاتاہے۔

ابلاغ :یہ فیصلہ کیا جائے کہ معلومات کسے ،کیسے اور کتنے تواتر سے ایک دوسرے کو فراہم کی جائے گی۔

■ خطرات :پروجیکٹ میں پوشیدہ خطرات اور ان سے نمٹنے کے بارے میں معلوم کرنا بھی ضروری ہوتا ہے ۔

■ پروکیورمنٹ :یہ فیصلہ کرنا کہ مٹیریلز اور مزدوروں کیلئے کن سے معاہدہ کیا جائے گا اور یہ فریضہ کون انجام دےگا۔

3۔ عمل درآمد

منصوبہ بندی کے بعد پروجیکٹ کو شروع کرنے کا مرحلہ آتاہے، جس کی رفتار شروع میں کم لیکن بعدمیں تیز ہوتی چلی جاتی ہے ۔ اس میں متعلقہ افراد کو ذمہ داریاں تفویض کی جاتی ہیں اور ٹاسک انجام دیے جاتے ہیں۔

4۔ نگرانی اور کنٹرول

اس بات کو یقینی بنانےکیلئےکہ پروجیکٹ حقیقی شکل اختیار کررہا ہے، اس کی نگرانی کی جاتی ہے اور اس دوران جو کمی رہ جاتی ہے اسے دور کیا جاتاہے۔ اس ضمن میں مرحلہ وار مکمل ہونے والے ٹاسک یا ڈلیوریبلز کی رپورٹنگ کی جاتی ہے۔ اس کی وسعت کی نگرانی اورتبدیلیوں کو کنٹرول کیا جاتاہے۔ ساتھ ہی یہ بھی دیکھا جاتاہے کہ پروجیکٹ اپنے معیار کے مطابق تکمیل کی جانب گامزن ہے یا نہیں ، اگر نہیں تو اس کے معیار کو بڑھایا جاتا ہے۔

5۔ اختتام

جب تک پروجیکٹ کے اہداف اور مقاصد پورے نہ ہوجائیں ، وہ مکمل نہیں سمجھا جاتا۔ یہی اس کا آخری مرحلہ ہے۔ اس مرحلے میں اس بات کو یقینی بنایا جاتاہے کہ پروجیکٹ کے تمام ڈلیوریبلز منصوبہ بندی کے تحت فراہم کیے جاچکے ہوں اور پروجیکٹ متعلقہ فریق کے حوالے کرنے سے قبل کنٹریکٹرز کے ساتھ کیے گئے تمام معاہدے بشمول انتظامی معاملات، دستاویزات کا حصول اورواجبات کی ادائیگی جیسے کام انجام دیے جاچکے ہوں۔