بزنس کمیونیکیشن اور رپورٹ رائٹنگ کی اہمیت

کاروبار کی ابتدا دکان اور دفتر سے شروع ہوئی پھر آبادی و علم میں اضافے کے ساتھ ساتھ کاروباری روابط اور لین دین بین الاقوامی نوعیت اختیار کرگئے۔پہلے کاروبار کیلئے قافلے نگر نگر کی خاک چھانتے ہوئے ملتے تھے مگر آج گھر بیٹھے آن لائن کاروبار کا چرچا ہے۔ 

کینوس وسیع ہونے کے ساتھ بزنس ایڈمنسٹریشن ،بزنس مینجمنٹ اور ٹائم مینجمنٹ سائنس کی صورت ڈھل گئے ہیں اور ان کیلئے سب سے زیادہ اہمیت بزنس کمیونیکیشن اور رپورٹ رائٹنگ کو حاصل ہوگئی ہے کہ کیسے بین الاقوامی کاروباری روبط استوار کیے جائیں اور ایسی ’’کمپنی پروفائل‘‘ اور’’پرسنل پروفائل‘‘ بنائی جائے جو دیکھتے ہی اجنبی فرم یا فرد کو آپ کی مصنوعات و خدمات کا اسیر بنادے۔

کاروباری روابط

کبھی کاروباری روابط (Business Communication) خط و کتابت اور ٹیلیفون کالز وغیرہ تک محدود تھے لیکن آج ٹیکنالوجی کی ترقی اور سوشل میڈیا کے فروغ نے آن لائن کاروبار کو ممکن بنا دیا ہے۔ موبائل فون، ویڈیو کانفرنسنگ، ای میلز اور سیٹیلائٹ کمیونیکیشن مؤثر کاروباری روابط کا کام انجام دے رہے ہیں۔ 

میٹنگز، انٹرویوز، گروپ مباحثے اور تقاریر وغیرہ کی طرح ’زبانی رابطہ‘ (Oral Communication)ہو یا پھر ایجنڈا، رپورٹس اور مینوئلز وغیرہ کی صورت میں ’تحریری رابطہ‘(Written Communication)، دونوں میں کامیابی کا دارومدار آپ کی پریذنٹیشن پر ہے۔ زبانی کلامی گفتگو میں میٹھے بول کا جادو ہو یا تحریری اسلوب و نگارش، ہر دو معاملات میں آپ کو کامیاب کاروبار کیلئے بہترین مقرر بننا ہوگا۔

رپورٹ رائٹنگ کا فن

کاروبار کی تشہیر اور واضح الفاظ میں تحریر کرنے کے فن ’رپورٹ رائٹنگ‘ کے بغیر آپ اہداف کے حصول میں ناکام رہیں گے۔ مؤثر بزنس کمیونیکیشن کیلئے واضح اور جامع رپورٹ رائٹنگ وہ ہنر ہے، جو آپ کو کمپنی میں سب سے اہم مقام پر فائز کرتا ہے۔

سوچ بچار /لحاظ و منشاء

رپورٹ رائٹنگ چونکہ بزنس کمیونیکیشن کی ایک اہم قسم ہے، اس لئے آپ کو سب سے پہلے سوچ بچار (Considerations) سے کام لیتے ہوئے اس امر کو یقینی بنانا ہوگا کہ آپ کی رپورٹ رائٹنگ واضح، مختصر جملوں اور عام فہم کاروباری الفاظ پر مبنی ہو۔ غیر متعلقہ گفتگو آپ کے کاروباری تعلقات کو زک پہنچا سکتی ہے۔

منصوبہ بندی

رپورٹ رائٹنگ کیلئے جامع منصوبہ بندی (Planning)کرتے ہوئے تمام متعلقہ امور کو ذیلی سرخیوں کے تحت حصہ بنائیں۔ اہداف کو اہم نکات اور ذیلی سرخیوں کے ساتھ بالترتیب لکھیں تاکہ پڑھنے والا بوجھ محسوس نہ کرے۔ پروڈکٹ پروفائل مختصر الفاظ میں تعارف اور فوائد پر مبنی ہو، جنھیں حقائق کے ساتھ بیان کریں۔

مصنوعات کا تعارف

مختصر اور طویل رپورٹ رائٹنگ میں ایک دن بھی لگ سکتا ہے اور کئی دن بھی، تاہم مصنوعات (Product) کا تعارف آسان اور عوامی الفاظ میں ہونا چاہئے۔ دوسرا اہم نکتہ رپورٹ کی بروقت تکمیل ہے۔

جائزہ و تبصرہ

مصنوعات و خدمات پر تبصرہ اور عمومی جائزہ (Review)اس وقت تک مؤثر نہیں ہوسکتا جب تک آپ درست بامعنی اور زندگی سے بھرپورعام فہم الفاظ کا استعمال نہیں کرتے، جسے پڑھنے والے اپنائیت محسوس کریں۔ عوامی تحریری اسٹائل اپناتے ہوئے مصنوعات کی مشکل اور باریک تفصیلات کو بیان کریں۔

پریذنٹیشن

آپ اپنی پریذنٹیشن کو ایک ساتھ کئی لوگوں کو بذریعہ ای میل بھیج سکتے ہیں۔ طویل رپورٹ کی سمری جبکہ پورا متن اشاعتی صورت میں پیش کرسکتے ہیں۔ پیشکش کی قبولیت کا مکمل دارومدار آپ کے طرز تحریر اور اسلوب نگارش پر ہے کہ آپ اپنی بات کن دلائل سے ثابت کرتے ہیں۔

رپورٹ رائٹنگ کے مدارج و مراحل

1۔ رپورٹ کے ہدف کا تعین کیجئے یعنی مسئلے کی نشاندہی کرتے ہوئے اسی پر توجہ مرکوز رکھیں۔

2۔ مطلوبہ متن و مواد ایک جگہ جمع کریں۔

3۔ جمع کردہ حقائق کا ناقدانہ ذہانت (Critical Thinking)سے مطالعہ کریں۔

4۔ منصوبہ بندی کریں کہ کون سے حقائق آپ کیلئے اہم ہیں۔

5۔ خاکہ(Outline)تیار کریں یعنی رپورٹ کا مسودہ(Draft)بنائیں۔

6۔ رپورٹ ڈرافٹ صارف کی نظر سے دیکھتے ہوئے اس میں ’تبدیلیاں اور اضافے‘(Edit)کریں۔

7۔ایڈوائزری ٹیم کو مسودہ تقسیم کرکے ان سے آراء اور سفارشات کی درخواست کریں۔

مندرجہ بالا باتوں پرعمل کرکے آپ ایک اچھی رپورٹ تیار کرسکتے ہیں۔