اگر آپ نے کبھی ملازمت کیلئے درخواست دی ہو اور آپ کو انٹرویو کیلئے بلایا گیا ہوتوآپ کی سب سےپہلے ملاقات ادارے کے ہیومن ریسورس(HR)نمائندے سے ہوئی ہوگی۔ رسمی بات چیت کے بعد اس نے آپ کو دوبارہ انٹرویو کا آسرا دیا ہوگا یا کال بیک کرنے کا کہا ہوگا۔ دراصل ہیومن ریسورس اسپیشلسٹ کمپنی مالکان یا سی ای اوز کیلئے ایسے موزوں امیدواروں کوڈھونڈنے میںمدد کرتے ہیں، جو کمپنی کی ضرورتوں کو احسن طریقے سے پورا کرسکیں۔ ایچ آر اسپیشلسٹ امیدواروں کی درخواستوںکو وصول کرنے، انٹرویوز لینے اوران کے پس منظرکو چیک کرتا ہے۔ وہی آپ کو ملازمت پکی ہونے کی خوش خبری یا مسترد ہونے کی اطلاع دیتاہے۔ ویسے مسترد ہونے کی اطلاع بہت کم ہی دی جاتی ہے، اس لیے اگر کافی عرصے تک آپ کو فون نہ آئےتو سمجھ لینا چاہیے کہ اب آپ کو کسی اور کمپنی میںملازمت کے حصول کی کوشش کرنی چاہیے۔ ادارے میں بھرتیاںکرنے کے علاوہ بھی ایچ آر کا کام ہوتاہے۔ ایک ایچ آر اسپیشلسٹ ملازمت پر آنے والے نئے ملازم کو کمپنی کی پالیسیوں، طریقہ کار اور فوائد وغیرہ سے آگاہ کرتا ہے۔ اس کےساتھ ساتھ وہ کمپنی کے مفاد اور ملازموںکے مسائل حل کرنے کیلئے بھی کام کرتا ہے۔
ایچ آرکی ذمہ داریوںکا مختصر جائزہ
٭ملازمت پر رکھنے کیلئےانٹرویو کی درخواستیں وصول کرنا، انٹرویو منعقدکرنےیا کروانے، حوالے جمع کرنے اور دستاویزات کو منظم کرنا۔
٭جب تک ملازمت کا حتمی فیصلہ نہیں ہوجاتا، تمام تر پروسیس کو فالو کرنا۔
٭نئے ملازموںکی تعیناتی کیلئے پیپر ورک مکمل کرنا۔
٭ملازمین کے تمام تر سوالات کے جوابات دینا، جو وہ اپنی حاضری، فوائد یا چھٹیوںسے متعلقپوچھیں۔
٭ کمپنی کےمفاد میں نئے ملازمین کو اعتماد میں لینا اور انہیںپالیسیوں اور طریقہ کار سے آگاہ کرنا۔
٭ انتظامیہ کے ساتھ مل کر ٹیم کوآگے بڑھانے یا ترقیاں دلوانے اور ان کے کیریئر کے پھلنے پھولنے میںاپنے تجربات سے مدد کرنا۔
٭ بعض کمپنیوں میں ہیومن ریسورس ڈپارٹمنٹ تقریبات کے انعقاد میںبھی ہاتھ بٹاتاہے۔
ایچ آر اسپیشلسٹ کیسے بنا جائے ؟
زیادہ تر کمپنیاںصرف انہیںامیدواروںکو ہیومن ریسورس اسپیشلسٹ کی ملازمت فراہم کرتی ہیں، جن کے پاس ہیومن ریسورس مینجمنٹ ، بزنس مینجمنٹیا اس کے مساوی مضامین کی بیچلر یا اس سے اعلیٰ ڈگری ہوتی ہے۔ ہیومن ریسورس مینجمنٹ ڈگری کےساتھ اگر آپ کے پاس سائیکا لوجی کی بھی ڈگری ہے یا اس کا میجر یا مائنر کورس ہے تو آپ کو ہاتھوںہاتھ لیا جاسکتاہے۔ میجر کورس کے علاوہ بھی آپ کو پرسنل ایڈمنسٹریشن، ہیومن ریسورسز، لیبر ریلیشن، سوشل سائنسز، بزنس ایڈ منسٹریشن اور بی ہیوریئل سائنس کے مضامین میں نمایاںہونا ضروری ہوتاہے۔ ہیومن ریسورس اسپیشلسٹ ضروری نہیںکہ سند یافتہ(certified)ہو لیکن آپ اس فیلڈ میںتجربہ حاصل کرتے ہوئے اپنا ایک نام اورمقام بنا سکتے ہیں۔
کامیابی دلوانے والی مہارتیں
اس کام میںآپ کو اچھا سامع ہونا ضروری ہے۔ آپ جب تک امیدوارکی بات غور سے نہیںسنیںگے، آپ اپنےجوابات سے اسے مطمئن نہیںکرپائیں گے۔ بردبار، حلیم اور دھیما مزاج ہونا بھی آپ کی مدد کرسکتا ہے۔ غصہ ہونا یا جلد بازی کا شکا ر ہونا، کمپنی کی ساکھ پر اثر انداز ہوتاہے۔ آپ چونکہ کمپنی کا پہلا فرد ہوتے ہیں، جس سے کوئی بھی امیدوار آکر ملتا ہے، اس لیے آپ کواپنی تمام تر شخصیت سے امیدوار پر اچھا تاثرچھوڑنا چاہیے۔ اگروہ ملازمت حاصل نہ بھی کرپائے تو اچھے لفظوں میںآپ کا اور کمپنی کا ذکر کرے گا۔ اس کے علاوہ آپ کو اپنی گفتگو پر بھی عبورحاصل ہونا چاہیے تاکہ آپ انٹرویو کا سارا معاملہ احسن طریقے سے انجام دے پائیں۔ آپ کو اپنی تحریر پر دسترس حاصل ہونی چاہئے تاکہ آپ مفصل، پر مغز اور متعلقہ ای میل یا خط و کتابت بآسانی اور بمطابق کرسکیں۔ مزید برآں، آپ میںفیصلہ سازی کی بھی صلاحیت ہونی چاہئے تاکہ آپ قابل اور موزوںامیدوار کو کمپنی کیلئے چُن سکیں۔
کمپنی کی توقعات
کمپنی آپ کو صرف امیدواروں کا انتخاب کرنے کیلئے نہیںرکھتی، آپ خود ہوںیا کسی بھی عہدے پر فائز کوئی اور شخص، اس سے ایک سے زائد کام لیا جاتا ہے یعنی ملٹی ٹاسکنگ کروائی جاتی ہے۔ آپ سے درج ذیل یا ان میں سے چند فرائض نبھانے کی توقع کی جاسکتی ہے۔
٭ ملٹی ٹاسکنگ کرتے ہوئے فرائضکی انجام دہی کے دوران مفصّل توجہ (یہاںتک کہ جزئیات پر بھی ) قائم رکھنا۔
٭اعلیٰ سطح کی رازداری کو قائم رکھنا اور حساس معاملات کو خوش اسلوبی سے نبھانا۔
٭ کمپیوٹر خاص طورپر مائیکرو سوفٹ آفس کے استعمال میںآ پ کو عبور حاصل ہو۔
٭انتظامی صلاحیتوںمیں آپ مالا مال ہوں۔
٭مضبوط تعلقات بڑھانے اورانہیںقائم رکھنے کی صلاحیت ہونی چاہئے۔
٭ کم سے کم سپرویژن میںروزانہ کے کام نمٹانے میںمہارت حاصل ہو۔
٭ امیدواروں، ملاقاتیوں اور فون کالز کے تمام ریکارڈ اور ان کی فائلز کو سنبھال کر رکھنے کی صلاحیت ہو۔
٭اپنی ذاتی سمجھ بوجھ اور فیصلہ سازی کی بنیاد پر ایسے کام شروع کرنے کی صلاحیت ہو، جس سے کمپنی کا امیج بہتر ہواور ان کاموںکو پایۂ تکمیل تک پہنچانے کی صلاحیت بدرجہ اتم موجود ہو۔