آپ نے جدیدترین دفاتر دیکھے ہوںگے، شاید کام بھی کیا ہو لیکن کیا کبھی یہ سوچا کہ آپ کو اپنا آفس بنانا ہو اور آفس کیلئے جگہ دستیاب نہ ہونے کے باعث اپنے گھر کو ہی دفتر کی شکل دینی پڑے تو کیا کرنا ہوگا۔ اگر آپ نے اپنا کاروبار کرنے کے جوش و جذبے میں اپنے گھر میںآفس بنانے کی ٹھان لی ہے تو پھر یہ دیکھنا ہوگا کہ آپ کا دفترایک کمرشل آفس سے کس قدر منفرد ہوسکتا ہے۔گھر میں بنے دفتر میںکام کرنے کی خوشی کے ساتھ ساتھ وہ آرام و سکون بھی ہوتا ہے جو کہیںدور دراز مقام پر موجود آفس میں بھی نہیں ملتا، نہ لمبی ڈرائیو کرنی پڑتی ہے اور نہ ہی پارکنگ وغیرہ کے جھمیلوں میں پڑنا پڑتا ہے۔ البتہ اگر آپ کا آفس گھر سے مناسب طریقے سے الگ نہیں اور آپ نے بس ایک یا دو کمروں کو ہی آفس بنادیا ہے تو پھر آپ کی تخلیقی صلاحیتوں اور فیصلہ سازی کے معاملات متاثرہوسکتے ہیں۔
بے شک آفس کو آرام دہ اور پرسکون ہونا چاہئے لیکن اس کا مطلب یہ نہیں کہ بغیر منصوبہ بندی کے اسے بنالیاجائے، جس سے کاروباری امور کو انجام دینے میں رکاوٹپیش آتی ہو۔اس کیلئے آپ کو حدبندی کی بہت زیادہ پابندی کرنی پڑے گی اور دفتر کو گھر سے اس طرح الگ رکھنا ہوگا جیسے گھر اور دفتر دو الگ دنیا میں ہوںاور گھر کے شور و شرابے کا دفتر کے ماحول پر ذرا بھی اثر نہ پڑتا ہو۔
سب سے اہم تو یہ ہے کہ ہم طبعی طریقے سے کاروبار کیلئے متعین جگہ یا کمروںکی حدبندی کردیں اور اسے دفتر کی بھرپور شکل دے دی جائے۔ ایک بار آپ نےدفتر کو حتمی شکل دے دی تو پھر آپ کو چند سوالوںکے جوابات ڈھونڈنےہوں گے اور اسی مناسبت سے اپنے دفتر کو سیٹ کرنا ہوگا مثلاً آپ کے کاروبار کی نوعیت کیا ہے؟ اس کیلئے کیا اقدامات کرنے ہوں گے؟ کیا اس ضمن میں بیرونی کلائنٹس بھی دفتر کا دورہ کریں گے؟ یا آپ کے دوست بھی آپ کے ساتھ ملکر دفتر استعمال کریں گے؟ کس قسم کے ایکوپمنٹس کی ضرورت ہوگی؟ کیا کانفرنس کالز کی بھی ضرورت پڑے گی؟ان سوالات کے جوابات تلاش کرنے میں ہی آپ کے دفترکی شکل واضحہوجائے گی۔
اگلا مرحہ دفتر کیلئے جگہ کو سیٹکرنے کا ہے۔ ضروری نہیںکہ یہ بہت بڑا اور مہنگا ہو لیکن الگ تھلگ ہو، یہیں پر ساری اشیا اس طریقے سے سیٹکریںکہ جب بھی آپ کو ضرورت ہو انہیںبآسانی حاصل اور بوقت ضرورت استعمال کرسکیں۔ جس طرحآپ گھر کی اشیا آفس میں نہیںرکھ سکتے، اسی طرحکوشش کریں کہ آفس کی اشیا بھی گھر میںنہ رکھیں، اس سے آپ کی زندگی میں توازن قائم رہے گا مثلاًاگر آپ دفتری کاموںسے تھک کر گھر میں داخل ہوںتو آپ کو بالکل الگ ماحول میسر ہو، نہ کہ وہی دفتری اشیا آپ کو جھنجلاہٹ میں مبتلا کررہی ہوں۔
گھر میں دفتر بنانے کا مطلب یہ نہیں کہ آپ 24 گھنٹے اپنے کام کیلئے دستیاب ہیں۔ اپنے کام کیلئے اوقات کار مقرر کرلیں، اس طریقے سے آپ زیادہ موثر اور کارگر ثابت ہوں گے۔ آپ 24 گھنٹوں کو بہتر انداز میں تقسیم کرکے گھر اور کاروبار کو منظم کرسکتے ہیں۔
دفترکو آئیڈیل بنانے کے لیے آپ ذیل میں درج کچھ مشوروںپر عمل کرسکتے ہیں۔
٭ اگر آپ دفتر میںپلازمہ یا ایل ای ڈی ٹی وی لگانا چاہتےہیںتو اسے کسی الگ دیوار پر لگائیں اور اتنے قریب نہ لگائیں کہ اس کی وجہ سے آپ کے کام کا ہرج ہو۔
٭ چیزوں کے اسٹوریج کا بھی خیال رکھیں، مشینوں یا اپلائنسز کے حصے بھی موزوںطریقے سے اسٹور کئے جائیں۔
٭ جن چیزوںکی سب سے زیادہ ضرورت پڑتی ہو ان تک رسائی آسان ہو۔
٭ ایکوپمنٹ جو بھی حاصل کریں اس کی کارکردگی بہتر اور تیز ہو۔ سست اپلائنسز کارکردگی کو متاثرکرسکتے ہیں۔
٭ ایکوپمنٹ کو منسلک کرنے والی تاروںکو اچھی طرح فکس کیا جائے، ان کے درمیان الجھنے کی وجہ سے نقصان بھی ہوسکتا ہے، کوشش کریں کہ ایکوپمنٹ تاروںسے آزاد یعنی وائرلیس ہو۔
٭ لینڈ لائن فون لگوائیں تو ساتھ ہی اس میںمیسیجنگ، کانفرنسنگ اور اسپیکر فنکشن کی ضروریات پوری کرلیں۔
٭ ایکوپمنٹس حاصل کریں تو اس کی انشورنس کرانا نہ بھولیں تاکہ کسی قسم کے حادثے کی صورت میںتلافی ہوسکے۔
٭ دفتر میںروشنی کا عمدہ انتظام کریں، کوشش کریںکہ دن کی روشنی زیادہ سے زیادہ کام میںلائیں کیونکہ کاروبار میںاخراجات کو کم سے کم رکھنا بھی بہتر حکمت عملی ہوتی ہے۔
٭ دفتر کو سائونڈپروف بنالیں تو یہ کارکردگی بڑھانے میں مدد کرسکتا ہے، شور شرابہ اور کسی قسم کی مداخلت کام کی رفتار اور توجہ کو متاثر کرسکتی ہے۔
٭ دفتر کو ڈیزائن کرتے وقت اگر آپ کے پاس اتنی جگہ ہے کہ دروازے کے ساتھ چھوٹا سا گارڈن بنالیں یا انتظار گاہ تعمیر کرلیں تو آپ کے آنے والے مہمانوں کو اچھا محسوس ہوگا اور انہیں انتظار میں بوریت محسوس نہیں ہوگی۔