پریزنٹیشن کیسے دی جائے ؟

بنیادی طور پر مقرر (Speaker)کے ذریعے معلومات کا سامعین (Audience) تک پہنچنے کا عمل پریزنٹیشن کہلاتا ہے۔ پریزنٹیشن میں عموماً تیاری، منظم ہونا، ایونٹ پلاننگ، تحریر، ویژول ٹولز کا استعمال، تناؤ کا مقابلہ کرنے اور سوالوں کے جوابات دینے کی ضرورت ہوتی ہے۔ 

پریزنٹیشن کے کلیدی عناصر میں پریزینٹر، سامعین، پیغام، ردعمل اور مؤثر انداز میں تقریر کرنا شامل ہے۔ کمپیوٹر کی ایجاد اور پھر پاور پوائنٹ نے پریزنٹیشن کو نہ صرف آسان بلکہ دلچسپیوں سے بھرپور بنادیا ہے۔ آپ صرف اپنے موضوعات کو سلیس اور قابل فہم لفظوں میں ہی بیان نہیں کرتے بلکہ ویڈیوز کے ذریعے بھی اپنے نقطہ نظر کو تقویت دیتےہیں۔ آپ کا حسِ مزاح اور پریزنٹیشن دینے کا انداز آپ کو سامعین سے داد دلواسکتا ہے۔

یہ ایک حقیقت ہے کہ ہم میں سے اکثر پریزنٹیشن دینے کا سن کر ہی خوفزدہ ہو جاتے ہیں۔ خاص طور پر یہ دھڑکا لگا رہتاہے کہ کوئی ٹیڑھا سوال نہ پوچھ لے یا اگر آپ کسی کمپنی کو پریزنٹیشن دے رہے ہیں تویہ خیال دماغ میں گردش کرتا رہتا ہے کہ کہیں بزنس ہاتھ سے نہ نکل جائے۔ ایسے میں سب سے پہلا اصول اپنے پلے باندھ لیں کہ آپ نے ڈرنا یا گھبرانا نہیں ہے۔ پریزنٹیشن کی ٹینشن میں شب بیداری سے پرہیز کریں، اگر اگلے دن پریزنٹیشن ہے تو آپ کو جلد سوجانا چاہیے۔

تاہم، بستر پر جانے سے قبل اطمینان کرلیں کہ اگلے دن کیلئے سب تیاری ہوچکی ہے۔ اگلی صبح اچھی طرح ناشتہ کریں، تاکہ جسم میں مطلوبہ توانائی بحال ہوسکے۔ پریزنٹیشن دینے کے کچھ درج ذیل اصول ہیں، اگر آپ ان پر عمل کریں گے تو آپ کی مشکل آسان ہوجائے گی۔

توجہ مرکوز رکھیں

پریزنٹیشن میں سب سے اہم چیز توجہ مرکوز رکھناہے کیونکہ آپ سامعین کا دل جیتنے نہیں بلکہ اپنا موقف پیش کرنے اور اپنا آئیڈیا ان کے ذہن میں ڈالنے جارہے ہیں۔ وہ بھی اس انداز سے کہ وہ بآسانی آپ کی کہی ہوئی بات سمجھ جائیں۔ سب سے پہلے اہم موضوع، پھر ان موضوعات پر بات کرنے کیلئے تین اہم نکات اور آخر میں اس کو سمیٹنے کےلئے چند جملے اچھی طرح سوچ لیں اور پھر پُراعتماد طریقے سے سامعین کے جوابات دینے کیلئے ذہنی طور پرتیار ہوجائیں۔

مختصر لیکن پُر اثر

آپ کو بے پناہ نکات اورمعلومات بیان نہیں کرنی چاہئیں۔ سامعین کو چیدہ چیدہ اور چنیدہ معلومات درکار ہوتی ہیں اور وہ بھی اگر ان کی دلچسپی کی ہوں تو وہ پریزنٹیشن میں محو رہتے ہیں۔ ا گر آپ نے تین نکات بیان کرنے ہیں تو آپ کی گفتگو کا محور وہ تین نکات ہی ہوں اور آپ کی تمام باتیں ان نکات کا احاطہ اور وضاحت کررہی ہوں۔ آپ جو حقائق بیان کریں وہ ان نکات کو عمدگی سے سپورٹ کرتے ہوں۔ کوئی محاورہ یا اقوال بیان کرنا ہوتو ان سے بھی مدد لی جاسکتی ہے ۔ سامعین پر معلومات کی بھرمار نہ کریں۔

میڈیا کا استعمال

پریزینٹیشن دینے کے لیے میڈیا کا استعمال اب تقریباً لازمی سمجھا جاتا ہے۔ دراصل، بصری میڈیا کا استعمال صرف فوکل پوائنٹ کیلئے ہوتاہے۔اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنی پریزنٹیشن کو بہتر بنانے کیلئے آڈیو یا ویڈیو ٹول استعمال کررہے ہیں نہ کہ اسے خراب کرنے کیلئے۔ پاور پوائنٹ ہمیشہ آڈیو یا ویڈیوکے استعمال کے لئے ضروری نہیں ہے، خاص طور پر اگر آپ پہلے سے ہی دلچسپ موضوعات پر بات کررہے ہیں۔

ریہرسل کریں

وقت کی کمی کے باعث بہت سے لوگ پریزینٹیشن کی ریہرسل نہیں کرپاتے یا پھر اسے نظر انداز کرتے ہیں۔ ریہرسل عمدہ پریزنٹیشن کی کنجی ہے اور شاید آپ کو اس وقت ریہرسل کی ضرورت نہ پڑے جب آپ پریزنٹیشن دینے میں ماہر ہوچکے ہوں۔ پریزنٹیشن دینے سے قبل اس کی ریہرسل کرنے میں آپ کو پتہ چل جاتا ہے کہ کہاں کمی ہے اور کہاں مسائل درپیش آرہے ہیں۔ آڈیو یا ویڈیو فائل موضوع کے مطابق اپنے جگہ یا وقت پر چل رہی ہے یا نہیں، اس طرح کے مسائل آپ ریہرسل کرتے ہوئے حل کر سکتے ہیں۔ 

آجکل موبائل سے ویڈیو بنانے کا رجحان عام ہوگیا ہے، ایسے میں جب آپ ریہرسل کررہے ہوں تو اس عمل کی ویڈیو بنالیں اور پھر اسے چلا کر دیکھیں کہ آپ نے کہاں غلطی کی، کہاں آپ کو توقف کرنا تھا اور کہاں ادھر سے ادھر حرکت کرنی تھی ۔ ایک اہم نقطہ یہ بھی یاد رکھیں کہ ریہرسل آپ کی اصل پریزنٹیشن سے 20فیصدکم ہوتی ہے، یعنی اگر آپ کی پریزنٹیشن کا دورانیہ 50منٹ ہے تو کوشش کریں کہ اسے ریہرسل میں 40منٹ میں نمٹالیں تاکہ اصل پریزنٹیشن میں وقت بھی لگے تو وہ مینیج ہوجائے۔

کامیابی کا اندازہ لگائیں

یہ خیال لگتا تو عجیب ہے لیکن اپنی کامیابی کا پہلے سے اندازہ لگانے سے حالات آسان ہو سکتے ہیں۔ پریزنٹیشن کے دوران سامعین کا مشغول ہونا اور دلچسپی دکھانا بھی ظاہر کرتا ہے کہ آپ کی پریزنٹیشن کامیابی کی طرف جارہی ہے۔

مناسب لباس پہنیں

مناسب لباس پہننے سےآپ کو اچھی پریزنٹیشن دینے میں مدد مل سکتی ہے۔ کپڑے صاف ستھرے اور زیادہ گہرے رنگ کے نہ ہوں۔ ایسا رنگ نہ پہنیں جس سے سامعین کی توجہ متاثر ہو۔ لباس کو آرام دہ ہونا چاہیے، مثال کے طور پر اگر کوئی خاتون اونچی ہیل پہننے میں آرام محسوس نہیں کرتیں تو وہ نہ پہنیں ۔

کہانی کی صورت دیں

اپنے سامعین کی دلچسپی کو برقرار رکھنے کیلئے اپنی پریزنٹیشن کو کہانی کی صورت پیش کریں۔ اپنے موضوع کا تعارف کروانے کیلئے کسی دلچسپ واقعے سے شروعات کرسکتے ہیں ۔ یہ بھی تصور نہ کریں کہ سامعین آپ کے موضوع کی اصطلاحات سے واقف ہیں۔ کسی بھی اصطلاح کی وضاحت کیلئے کوئی ہلکا پھلکا چٹکلا بھی مدد دے سکتا ہے۔ جب آپ اپنی پریزنٹیشن کو کہانی سنانے کے انداز میں بڑھائیں گے تو سامعین کی دلچسپی برقرار رہے گی۔

ٹھہرائو لائیں 

بات واضح اور ٹھہر ٹھہر کر کریں۔ اگر آپ نے پریزنٹیشن رٹی ہوئی ہے تو اس کا مطلب یہ نہیں کہ تیزی سے بیان کرتے چلےجائیں۔ اکثر اوقات لوگ اپنی گھبراہٹ پر قابو پانے کےلئے جلدی جلدی بولتے ہیں لیکن اس سے سامعین کو کچھ حاصل نہیں ہوتا۔ اگر آپ کی پریزنٹیشن بہت تیز ہو رہی ہے اور آپ کو لگتاہے کہ یہ لوگوں کے سر سے گزرنے لگی ہےتو وقفہ لے لیں۔ اس کام کے لیے اپنے کسی دوست کو متعین کردیں کہ اگر آپ تیز ہونے لگے ہیں تووہ آپ کو اشارہ کردے۔ اسے بار بار دیکھتے رہیں اور اپنی رفتار چیک کرتے رہیں۔

خلاصہ اوراختتام

اگرآپ کی پریزینٹیشن کا وقت ختم ہورہاہے اور پریزنٹیشن ابھی بھی باقی ہے تو اسے چھوڑدیں۔ باقی کا خلاصہ بیان کردیںاور سوال و جواب کےسیشن میں چھوٹ جانے والی پریزنٹیشن کو شامل کرنے کی کوشش کریں۔ اپنی پریزنٹیشن ایسے نکتے پر ختم کریں جو سامعین کے ذہنو ں میں رہ جائے۔

سامعین کو شامل کریں 

پریزنٹیشن دینے کا مطلب یہ نہیں کہ بس آپ بولتے جائیں اور کسی کو بولنے کا موقع نہ دیں۔ پریزنٹیشن کو دلچسپ بنانے کیلئے آپ کو سامعین سے بات کرنا ہوگی۔ ایسا نہ لگے کہ آپ کےا ور سامعین کے درمیان ایک دیوار ہے۔ ان سے براہ راست بات کریں اور آئی کونٹیکٹ قائم رکھیں۔ کسی ایک پر اپنی نظریں مت جمائیں بلکہ ہر ایک کو یہ محسوس کروائیں کہ آپ اسی سے مخاطب ہیں۔ پریزنٹیشن کے دوران بھی سامعین سے سوال پوچھتے رہیں یا ان سے سوال کرنے کا کہیں اور مختصر جواب دے کر آگے بڑھ جائیں۔ اس بات چیت سے آپ کی پریزنٹیشن خوب سے خوب تر ہوجائے گی۔