ویسے تو کاروبار کا ہر پہلو ہی اہم ہوتا ہے، لیکن پوائنٹ آف سیل (POS) کی اہمیت کافی زیادہ ہوتی ہے۔ دراصل، یہ وہ لمحہ ہے جب ایک ممکنہ کلائنٹ بالآخر ادائیگی کرنے والے صارف میں تبدیل ہوجاتا ہے۔ زیادہ تر کاروبار کے پاس پہلے سے ہی ایک قائم کردہ پوائنٹ آف سیل سسٹم موجود ہے جیسے کہ ریٹیل دکانوں پر کیش رجسٹر یا چیک آؤٹ کاؤنٹر جبکہ آن لائن پر آرڈر کی تصدیق اور چیک آؤٹ کی صورت میں۔ پوائنٹ آف سیل سسٹم کی مختلف قسمیں ہیں، جن کو حاصل کرنے کی مختلف وجوہات ہیں۔ اس مضمون میں ہم اس سسٹم کے کام اور استعمال پر نظر ڈالیں گے۔
پوائنٹ آف سیل سسٹم کیا ہے؟
مختصراً، یہ وہ پلیٹ فارم ہے جو خریداری کے لین دین کا انتظام کرتا ہے۔ یہ کاروبار اور صنعت کی اقسام کے مطابق مختلف ہو سکتا ہے۔ ان دنوں زیادہ تر پوائنٹ آف سیل سسٹم پہلے ہی ڈیجیٹل ہو چکے ہیں۔ اس جدید کاری نے انہیں نہ صرف کاروباری مالکان بلکہ اپنے صارفین کے لیے بھی زیادہ قابل رسائی بنا دیا ہے۔
سسٹم کیسے کام کرتا ہے؟
پوائنٹ آف سیل سسٹم بہت واضح ہوتے ہیں۔ یہ سسٹم جو پہلا کام انجام دیتا ہے، وہ تمام آرڈرز کو اکٹھا کرنا ہے۔ اینالاگ سسٹم مصنوعات پر لگے بارکوڈ کو اسکین کرکے مجموعی لاگت کا حساب لگاتا ہے۔ ڈیجیٹل سسٹم تیز تر ہوتے ہیں کیونکہ وہ خریداری کے مرکزی عمل کے دوران ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں۔ اس کے بعد وہ انہیں صارف کی ڈیجیٹل شاپنگ کارٹ میں ریکارڈ اور جمع کرتے ہیں۔ یہ عمل زیادہ شفافیت اور سہولت فراہم کرتا ہے لیکن صرف اس صورت میں جب کوئی صارف اپنا ارادہ بدلتا ہے۔ اس کی بدولت ہر چیز کو پروسیس کرنے کے لیے کیشیئر کی ضرورت نہیں رہتی۔
ایک بار جب خریداری ہو جاتی ہے اور صارف ادائیگی کے لیے تیار ہوتا ہے، تو پوائنٹ آف سیل سسٹم پھر کُل قیمت کا حساب لگائے گا اور سسٹم کو ادائیگی وصول کرنے کے لیے تیار کرے گا۔ پروسیس کے اختتام پر صارف مصنوعات یا خدمات کی ادائیگی کرتا ہے، سسٹم ادائیگی کو قبول کرکے رسید جاری کرتا ہے۔
اینالاگ پوائنٹ آف سیل سسٹم عام طور پر رسید پرنٹ کرتا ہے جبکہ ڈیجیٹل سسٹم ایس ایم ایس یا ای میل کے ذریعے رسید بھیجتا ہے۔ ڈیجیٹل سسٹم صرف آن لائن شاپنگ کیلئے ہی استعمال نہیں ہوتا بلکہ کئی ریٹیل اسٹورز بھی کیش رجسٹر کی جگہ پوائنٹ آف سیل ایپلی کیشن استعمال کر رہے ہیںکیونکہ اس کے فوائد زیادہ ہیں۔
POS سسٹم کے فوائد
ذیل میں پوائنٹ آف سیل کے چند فوائد کا ذکر کیا جارہا ہے۔
٭ یہ مزید ڈیٹا اکٹھا کرتا اور بیش بہا معلومات فراہم کرتا ہے۔ کیش رجسٹر کے ذریعے بیسٹ سیلرز کا اندازہ لگانا نہایت مشکل ہوتا ہے۔ ڈیجیٹل پلیٹ فارمز کاروبار کو اپنے وفادار صارفین کی خریداری کی عادات کے بارے میں مزید ڈیٹا اکٹھا کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ اس کے علاوہ، اوسط کسٹمرز کے اخراجات اور خریداری کی فریکوئنسی جیسے اہم میٹرکس کا حساب کرنے کی بھی ضرورت نہیں پڑے گی۔
٭ پوائنٹ آف سیل سسٹم زیادہ آسان ہے۔ کیا آپ نے کبھی بطور صارف اپنے آرڈر میں سے کسی شے کو منسوخ کرنے کا تجربہ کیا ہے؟ عام طور پر سروس فراہم کرنے والے کو متعلقہ مصنوعات کا پتہ لگانے میں چند منٹ لگتے ہیں، پھر وہ رسید سے منہا کردیتا ہے۔ ڈیجیٹل سسٹم استعمال کرتے ہوئے اس پریشانی سے نمایاں طور پر بچا جاسکتا ہے کیونکہ اس میں آپ خود ہی چند کلکس کی مدد سے مصنوعات کو اپنی فہرست میں سے ہٹا سکتے ہیں۔
٭ یہ توسیع کے لیے جگہ بناتا ہے۔ ڈیجیٹل پوائنٹ آف سیل سسٹم کے ساتھ ادائیگی کے نئے طریقوں کو ضم کرنا بہت آسان ہے۔ یہ دیگر خصوصیات شامل کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے جیسے کہ پوائنٹ آف سیل فنانسنگ سافٹ ویئر شامل کرنا۔
مزید صارفین کو کیسے راغب کیا جائے؟
پوائنٹ آف سیل سسٹم ذیل میں درج وجوہات کی وجہ سے صارفین کو اپنی طرف متوجہ کرتا ہے:
فوری ادائیگیاں: پوائنٹ آف سیل سسٹم ادائیگیوں کو تیز کرتا ہے۔ مصنوعات کا اندراج ہوتے ہی یہ خود بخود حساب لگا لیتا ہے۔ یہ صارفین کو ادائیگی کے مختلف طریقے بھی فراہم کرتا ہے۔
مزید ذاتی نوعیت کا صارف تجربہ: پوائنٹ آف سیل سسٹم صارفین کی معلومات (نام، پتہ اور رابطے کی معلومات وغیرہ) کو اپنے پلیٹ فارم میں جمع اور ریکارڈ کر سکتا ہے۔ اس کے ذریعے زیادہ ٹارگٹڈ اور پرسنلائزڈ مارکیٹنگ کی جاسکتی ہے۔ ساتھ ہی تجزیاتی رپورٹس آگے بڑھنے کے لیے بہتر کاروباری فیصلے کرنے میں بھی مدد کرسکتی ہیں۔
آٹومیشن اور انوینٹری مینجمنٹ: پوائنٹ آف سیل سسٹم کو زیادہ مثالی بنانے والی خصوصیات میں سے ایک آٹومیشن ہے بالخصوص جب بات انوینٹری مینجمنٹ کی ہو۔ اگر مصنوعات کا اسٹاک ختم ہوجائے تو پوائنٹ آف سیل سسٹم بآسانی بتادیتا ہے اور ان انوینٹری آئٹمز کے بارے میں بتاتا ہے جنہیں دوبارہ اسٹاک کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہاں تک کہ کچھ پلیٹ فارم صارفین کو آؤٹ آف اسٹاک یا آنے والے سامان کے پری آرڈر کی اجازت بھی دیتے ہیں۔
بہتر سیکیورٹی: زیادہ تر پوائنٹ آف سیل سسٹم میں سائبر سیکیورٹی خصوصیات شامل ہوتی ہیں، جو مالیاتی معلومات کو نامعلوم مداخلت سے محفوظ رکھتی ہیں۔ مثال کے طور پر، دوہری توثیق سسٹم میں دھوکہ دہی اور نقصان پہنچانے والے افراد کی رسائی کو روک سکتی ہے۔
کسٹمر لائیلٹی کی حوصلہ افزائی: کسٹمر لائیلٹی کو بڑھانے میں بھی پوائنٹ آف سیل سسٹم حیرت انگیز طور پر کام کر سکتا ہے۔ درحقیقت، حالیہ اعدادوشمار بتاتے ہیں کہ اگر کمپنیاںآسان اور ذاتی نوعیت کی خریداری کا تجربہ پیش کرتی ہیں تو 80 فیصد صارفین کے دوبارہ اسی کمپنی سے خریداری کرنے کا زیادہ امکان ہوتا ہے ۔
انتخاب کیسے کریں؟
ڈیجیٹل پوائنٹ آف سیل سسٹم کا انتخاب کرنے سے پہلے درج ذیل عوامل پر ضرور غور کرنا چاہیے۔
لاگت: بہت سارے ڈیجیٹل پلیٹ فارم ایسے ہیں جو اپنی خدمات کے لیے ’سائن اَپ‘ کرنے کے بعد آپ کو مکمل رسائی فراہم کر سکتے ہیں۔ تاہم، ریٹیل اسٹورز کو انہیں چلانے کے لیے مخصوص ہارڈ ویئرز کی ضرورت ہوگی، جن میں بارکوڈ اسکینر، ڈسپلے یونٹ، رسید پرنٹر اور کارڈ ٹرمینل شامل ہیں۔ پورٹیبل ڈیجیٹل ڈیوائس جیسے کہ اسمارٹ فون یا ٹیبلٹ سے بھی ڈسپلے یونٹ کا کام لیا جاسکتا ہے۔
تاہم، اگر آپ کارڈ پر مبنی ادائیگی کے طریقے پیش کرنا چاہتے ہیں تو پھر بھی آپ کو ٹرمینل حاصل کرنے کی ضرورت ہوگی۔ پوائنٹ آف سیل سسٹم فراہم کرنے والی زیادہ تر کمپنیاںبلاسود فنانسنگ اور قسطوں کی ادائیگی کے منصوبے اور ایسے پیکجز پیش کرتی ہیںجنہیں بعد میں بآسانی اَپ گریڈ کیا جاسکتا ہے۔
استعمال میں آسانی: پوائنٹ آف سیل سسٹم کو واضح اور استعمال میں آسان ہونا چاہیے۔ کسی ایسی کمپنی سے پوائنٹ آف سیل سسٹم حاصل کرنا چاہیے جو مفت تربیت یا کم از کم تدریسی ویڈیوز پیش کرتی ہو۔
رپورٹنگ اور تجزیات: پوائنٹ آف سیل سسٹم اگر ڈیٹا ریکارڈ نہیں کرتا، خودکار رپورٹنگ فراہم نہیں کرتا اور متعدد برآمدی خصوصیات پیش نہیں کرتا تووہ مکمل نہیں ہے۔ ایسے پلیٹ فارم بھی موجود ہیں جو اکاؤنٹنگ اور انوینٹری مینجمنٹ ٹولز کے ساتھ آتے ہیں۔
انضمام اور اسکیل ایبلٹی: ایک مثالی پوائنٹ آف سیل سسٹم وہ ہے جو آپ کی کمپنی کے ساتھ ترقی کر سکتا اور مستقبل کی تکنیکی ترقیات جیسے کہ مشین لرننگ اور مصنوعی ذہانت کے ساتھ مربوط ہو سکتا ہے۔ یہ بھی اچھا ہو گا اگر یہ دوسرے ڈیجیٹل پلیٹ فارمز مثلاً پہلے سے استعمال کیے جانے والے اکاؤنٹنگ اور پے رول ٹولز کے ساتھ بغیر کسی رکاوٹ کے فٹ ہو جائے۔
اگرچہ کاروباری مالکان کی مختلف ضروریات اور ترجیحات کی وجہ سے کوئی بہترین پلیٹ فارم نہیں ہوسکتا، تاہم ایسے پلیٹ فارم موجود ہیں جو زیادہ جامع اور ہموار تجربہ فراہم کرنے کے لیے دوسری کمپنیوں کے ساتھ شراکت داری کے لیے تیار ہوتے ہیں۔ پوائنٹ آف سیل سسٹم ممکنہ طور پر کاروبار کو چلانے کے طریقے میں انقلاب لا سکتا ہے۔ یہ نہ صرف ادائیگی کے عمل کو تیز تر اور ہموار بنا سکتا ہے بلکہ عملے کی صلاحیت اور کارکردگی کو بھی بڑھا سکتا ہے، ساتھ ہی صارفین کے لیے مزید لچک اور سہولت فراہم کرنے کا باعث بن سکتا ہے۔