آئیڈیل آفس کی تعمیر

آپ نے جدیدترین دفاتر دیکھے ہوں گے، شاید کام بھی کیا ہو لیکن کیا کبھی یہ سوچا کہ آپ کو اپنا آفس بنانا ہو اور آفس کیلئے جگہ دستیاب نہ ہونے کے باعث اپنے گھر کو ہی دفتر کی شکل دینی پڑے تو کیا کرنا ہوگا۔ اگر آپ نے اپنا کاروبار کرنے کے جوش و جذبے میں اپنے گھر میں آفس بنانے کی ٹھان لی ہے تو پھر یہ دیکھنا ہوگا کہ آپ کا دفترایک کمرشل آفس سے کس قدر منفرد ہوسکتا ہے۔گھر میں بنے دفتر میں کام کرنے کی خوشی کے ساتھ ساتھ وہ آرام و سکون بھی ہوتا ہے جو کہیں دور دراز مقام پر موجود آفس میں بھی نہیں ملتا، نہ لمبی ڈرائیو کرنی پڑتی ہے اور نہ ہی پارکنگ وغیرہ کے جھمیلوں میں پڑنا پڑتا ہے۔ البتہ اگر آپ کا آفس گھر سے مناسب طریقے سے الگ نہیں اور آپ نے بس ایک یا دو کمروں کو ہی آفس بنادیا ہے تو پھر آپ کی تخلیقی صلاحیتوں اور فیصلہ سازی کے معاملات متاثرہوسکتے ہیں۔

بے شک آفس کو آرام دہ اور پرسکون ہونا چاہئے لیکن اس کا مطلب یہ نہیں کہ بغیر منصوبہ بندی کے اسے بنالیاجائے، جس سے کاروباری امور کو انجام دینے میں رکاوٹ پیش آتی ہو۔اس کیلئے آپ کو حدبندی کی بہت زیادہ پابندی کرنی پڑے گی اور دفتر کو گھر سے اس طرح  الگ رکھنا ہوگا جیسے گھر اور دفتر دو الگ دنیا میں ہوںاور گھر کے شور و شرابے کا دفتر کے ماحول پر ذرا بھی اثر نہ پڑتا ہو۔

سب سے اہم تو یہ ہے کہ ہم طبعی طریقے سے کاروبار کیلئے متعین جگہ یا کمروںکی حدبندی کردیں اور اسے دفتر کی بھرپور شکل دے دی جائے۔ ایک بار آپ نےدفتر کو حتمی شکل دے دی تو پھر آپ کو چند سوالوںکے جوابات ڈھونڈنےہوں گے اور اسی مناسبت سے اپنے دفتر کو سیٹ کرنا ہوگا مثلاً آپ کے کاروبار کی نوعیت کیا ہے؟ اس کیلئے کیا اقدامات کرنے ہوں گے؟ کیا اس ضمن میں بیرونی کلائنٹس بھی دفتر کا دورہ کریں گے؟ یا آپ کے دوست بھی آپ کے ساتھ ملکر دفتر استعمال کریں گے؟ کس قسم کے ایکوپمنٹس کی ضرورت ہوگی؟ کیا کانفرنس کالز کی بھی ضرورت پڑے گی؟ان سوالات کے جوابات تلاش کرنے میں ہی آپ کے دفترکی شکل واضح ہوجائے گی۔

اگلا مرحہ دفتر کیلئے جگہ کو سیٹ کرنے کا ہے۔ ضروری نہیںکہ یہ بہت بڑا اور مہنگا ہو لیکن الگ تھلگ ہو، یہیں پر ساری اشیا اس طریقے سے سیٹ کریںکہ جب بھی آپ کو ضرورت ہو انہیں بآسانی حاصل اور بوقت ضرورت استعمال کرسکیں۔ جس طرح آپ گھر کی اشیا آفس میں نہیں رکھ سکتے، اسی طرح کوشش کریں کہ آفس کی اشیا بھی گھر میں نہ رکھیں، اس سے آپ کی زندگی میں توازن قائم رہے گا مثلاً اگر آپ دفتری کاموںسے تھک کر گھر میں  داخل ہوں تو آپ کو بالکل الگ ماحول میسر ہو، نہ کہ وہی دفتری اشیا آپ کو جھنجلاہٹ میں مبتلا کررہی ہوں۔

گھر میں دفتر بنانے کا مطلب یہ نہیں کہ آپ 24 گھنٹے اپنے کام کیلئے دستیاب ہیں۔ اپنے کام کیلئے اوقات کار مقرر کرلیں، اس طریقے سے آپ زیادہ موثر اور کارگر ثابت ہوں گے۔ آپ 24 گھنٹوں کو بہتر انداز میں تقسیم کرکے گھر اور کاروبار کو منظم کرسکتے ہیں۔

دفترکو آئیڈیل بنانے کے لیے آپ ذیل میں درج کچھ مشوروں پر عمل کرسکتے ہیں۔

٭ اگر آپ دفتر میں پلازمہ یا ایل ای ڈی ٹی وی لگانا چاہتےہیں تو اسے کسی الگ دیوار پر لگائیں اور اتنے قریب نہ لگائیں کہ اس کی وجہ سے آپ کے کام کا ہرج ہو۔

٭ چیزوں کے اسٹوریج کا بھی خیال رکھیں، مشینوں یا اپلائنسز کے حصے بھی موزوں طریقے سے اسٹور کئے جائیں۔

٭ جن چیزوں کی سب سے زیادہ ضرورت پڑتی ہو ان تک رسائی آسان ہو۔

٭ ایکوپمنٹ جو بھی حاصل کریں اس کی کارکردگی بہتر اور تیز ہو۔ سست اپلائنسز کارکردگی کو متاثرکرسکتے ہیں۔

٭ ایکوپمنٹ کو منسلک کرنے والی تاروں کو اچھی طرح فکس کیا جائے، ان کے درمیان الجھنے کی وجہ سے نقصان بھی ہوسکتا ہے، کوشش کریں کہ ایکوپمنٹ تاروں سے آزاد یعنی وائرلیس ہو۔

٭ لینڈ لائن فون لگوائیں تو ساتھ ہی اس میں میسیجنگ، کانفرنسنگ اور اسپیکر فنکشن کی ضروریات پوری کرلیں۔

٭ ایکوپمنٹس حاصل کریں تو اس کی انشورنس کرانا نہ بھولیں تاکہ کسی قسم کے حادثے کی صورت میںتلافی ہوسکے۔

٭ دفتر میں روشنی کا عمدہ انتظام کریں، کوشش کریںکہ دن کی روشنی زیادہ سے زیادہ کام میں لائیں کیونکہ کاروبار میں اخراجات کو کم سے کم رکھنا بھی بہتر حکمت عملی ہوتی ہے۔

٭ دفتر کو سائونڈ پروف بنالیں تو یہ کارکردگی بڑھانے میں مدد کرسکتا ہے، شور شرابہ اور کسی قسم کی مداخلت کام کی رفتار اور توجہ کو متاثر کرسکتی ہے۔

٭ دفتر کو ڈیزائن کرتے وقت اگر آپ کے پاس اتنی جگہ ہے کہ دروازے کے ساتھ چھوٹا سا گارڈن بنالیں یا انتظار گاہ تعمیر کرلیں تو آپ کے آنے والے مہمانوں کو اچھا محسوس ہوگا اور انہیں انتظار میں بوریت محسوس نہیں ہوگی۔