کام کی جگہ پر پیداواری صلاحیت کیسے بڑھائی جائے؟

کچھ لوگوں کے نزدیک پیداواری صلاحیت کا مطلب ہے کہ وقت، رقم، وسائل یا لوگوں کے لحاظ سے زیادہ سے زیادہ مؤثر طریقے سے کام کیا جائے۔ جو لوگ ٹیم کی قیادت کرتے ہیں، ان کے لیے پیداواریت کا مطلب ہر کسی کو ایک مشترکہ مقصد کی طرف گامزن کرنے کے قابل بنانا ہے۔ کام کی جگہ یا کہیں بھی، پیداواری صلاحیت میں اکثر رکاوٹیں ہوتی ہیں جیسے کہ خلفشار، خلل، معلومات کی کمی، غیر مؤثر مواصلات، غیر واضح ترجیحات، ناکافی تربیت، ناکافی آلات اور سازوسامان، حوصلہ افزائی کی کمی اور تناؤ وغیرہ۔ تاہم، ان رکاوٹوں کو دور کرنے کے طریقے بھی موجود ہیں۔

زیادہ سے زیادہ پیداواری صلاحیت کا حامل بننے کے لیے اچھی عادات کو برقرار رکھنا ضروری ہے۔ ان عادات میں سب سے اہم کام پہلے کرنا اور کاموں کو چھوٹے چھوٹے ٹکڑوں میں بانٹ دینا شامل ہے۔ ہر 55منٹ میں مختصر وقفہ لینا اور ای میل پر کم وقت گزارنا بھی مددگار رہتا ہے۔ زیادہ نتیجہ خیز بننے کا دوسرا طریقہ 80/20اصول کو استعمال کرنا ہے۔ 

اس اصول کے مطابق 80 فیصد نتائج 20 فیصد کوششوں سے آتے ہیں۔ 80/20اصول کو نافذ کرنے کے لیے، اپنے کام کے سب سے اہم 20فیصد کی نشاندہی کریں۔ پھر ان کاموں پر زیادہ وقت صرف کریں جو سب سے زیادہ اثر ڈالتے ہیں۔ 

ہر کاروبار کے ایسے اہداف ہونے چاہئیں جن کا مقصد کام کی جگہ پر پیداواری صلاحیت بڑھانا ہو۔ کمپنی جتنی زیادہ پیداواری ہوگی، منافع میں اضافہ اور کاروباری تعلقات کو بہتر بنانا اتنا ہی آسان ہوگا۔ کاروبار کو مزید پیداواری بنانے کے لیے کچھ اہم حکمت عملیاں بیان کی جارہی ہیں۔

کام کیلئے وقت کا حساب رکھیں

بزنس لیڈرز کو یہ تجزیہ کرنا چاہیے کہ ان کی ٹیمیں اپنا وقت کیسے استعمال کر رہی ہیں۔ آٹومیشن سوفٹ ویئر کے ذریعے کئی میٹرکس کو ٹریک کیا جاسکتا ہے، جیسے کہ کسی کام کو مکمل کرنے میں کتنا وقت لگتا ہے یا روزانہ کتنے کام مکمل ہوتے ہیں۔ ڈیٹا کا مطالعہ کرنے سے پتہ چلتا ہے کہ کون سے ملازمین پیداواری ہیں اور کن کو زیادہ تربیت یا جانچ کی ضرورت ہے۔ اگر ضروری ہو تو ضائع شدہ پیداوار کو پورا کرنے کے لیے ریئل ٹائم میں عملے کی ایڈجسٹمنٹ کی جاسکتی ہے۔

ڈیڈلائن مقرر اور پوری کریں

مطالعات سے پتہ چلتا ہے کہ پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے کی کلیدوں میں سے ایک کام کی ڈیڈلائن مقرر اور اسے پورا کرنا ہے۔ باقاعدگی سے ڈیڈ لائن کو پورا کرنا قابل اعتماد اور توجہ مرکوز رہنے کی صلاحیت کو ظاہر کرتا ہے۔ کوئی بھی کمپنی اگر تواتر سے ڈیڈ لائن پر عمل نہیں کرتی تو وہ اپنے شراکت داروں اور سپلائی چین وینڈرز کو کھو سکتی ہے۔ کمپنی کو درست انداز میں چلانے کے لیے اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ اہداف شیڈول کے مطابق پورے ہوں۔

غیر نتیجہ خیز میٹنگز سے گریز کریں

کام پر پیداواری صلاحیت بڑھانے کا ایک اور طریقہ یہ ہے کہ ایسے پروگراموں کو شیڈول کرنے سے گریز کیا جائے جو زیادہ کام نہیں کرتے، جیسے کہ عملے کی میٹنگز۔ اگر آپ کے پاس کوئی اہم اعلان ہے یا آپ کو حکمت عملی پر بات کرنے کی ضرورت ہے تو یہ ایک الگ بات ہے، لیکن ای میل کے ذریعے بات چیت کرنے والے موضوعات کے بارے میں میٹنگز کا انعقاد کرنا پیداواری صلاحیت کو کم کر سکتا ہے۔

ملٹی ٹاسکنگ کی کوشش نہ کریں

ملٹی ٹاسکنگ پچھلی صدی کے آخر میں کام کی اخلاقیات کا ایک بڑا حصہ تھا تاکہ کوٹے کو پورا کرنے کی کوشش کی جاسکے۔ اب بہت سی کمپنیاں بنیادی کاروباری افعال پر توجہ مرکوز کرنے اور زیادہ وقت بچانے کے لیے ایک ساتھ متعدد کاموں کو سنبھالنے کے لیے پیداواری آٹومیشن ٹولز کا استعمال کرتی ہیں۔ 

مینول ملٹی ٹاسکنگ کے ساتھ، آپ کی ٹیم بہت چھوٹی ہو سکتی ہے اورزیادہ غلطیاں کر سکتی ہے، خاص طور پر جب کوئی زیادہ کام کر رہا ہو۔ جب ملازمین کاموں کی ایک مختصر فہرست پر توجہ مرکوز کرتے ہیں تو کاروبار پیداواری طور پر اچھے نتائج دیتا ہے۔

متحرک رہیں

فعال ہونے اور مستقبل کے خطرات کو محدود کرنے، کم کرنے یا ختم کرنے کے لیے جس چیز کی ضرورت ہے اس سے آگے جانا ایک بہترین حکمت عملی ہے۔ وہ کاروبار جو مستقبل میں ہونے والی آفات کو فعال طور پر روکنے میں وقت نہیں لگاتے، وہ تباہی کے وقت خود کو ایک مشکل صورتحال میں پا سکتے ہیں۔

90منٹ ٹائم سائیکل استعمال کریں

کام کی پیداواری صلاحیت کے سب سے زیادہ نظر انداز کیے جانے والے نکات میں سے ایک90منٹ کے سیشنز کے درمیان وقفہ دے کر تقسیم کرنا ہے اور یہ زیادہ پیداوار کا باعث بن سکتا ہے۔90منٹ کے دوران، ہر ملازم کو کسی کام کو حاصل کرنے کے لیے زیادہ سے زیادہ کوشش کرنی چاہیے۔ اس کے بعد ری چارج ہونے کے لیے وقفہ ہوتا ہے۔ 90منٹ کے سیشنز کا ایک فلو بنانا اور اس کے بعد مختصر وقفہ، کاموں کو مکمل کرنے کے لیے کافی وقت ہے۔

خود کو وقفہ دیں

یہ ضروری نہیں ہے کہ ہر شخص کام کی جگہ دن کے ہر منٹ میں مصروف رہے۔ درحقیقت، عملے کو بہت مصروف رکھنے سے تھکاوٹ پیدا ہو سکتی ہے۔ یہی وجہ ہے کہ پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے کے اقدامات میں سے ایک یہ ہے کہ کبھی کبھار وقفہ لیا جائے۔ 10 سے 15 منٹ کا وقفہ لینے سے ٹیم ری چارج ہو سکتی ہے اور پھر جب وہ دوبارہ کام شروع کرے گی تو تازہ دم محسوس کرے گی۔ کچھ بڑی ٹیک کمپنیوں کے پاس اِنڈور کھیل کے لیے جگہیں بھی ہوتی ہیں تاکہ ملازمین کو آرام کرنے اور کام پر لطف اندوز ہونے کی سہولت دی جا سکے۔

ڈیجیٹل خلفشار ختم کریں

اکثر لوگ کام کی جگہوں پر اپنے دن کا تقریباً ایک چوتھائی حصہ سوشل میڈیا پر صرف کردیتے ہیں۔ اگرچہ کبھی کبھار دن میں اپنے سوشل میڈیا اَپ ڈیٹس کے لیے اپنے فون کو مسلسل چیک کرنا پیداواری صلاحیت نہیں ہے۔ لہٰذا، انٹرنیٹ پر آپ جتنا وقت گزارتے ہیں اس کی ایک حد مقرر کریں۔ نیز، کام کرتے وقت ایپ کی اطلاعات کو غیر فعال کریں یا اپنے فون کو سائلنٹ موڈ پر رکھیں تاکہ مسلسل اَپ ڈیٹس آپ کو پریشان نہ کریں۔

دفتر کو سجائیں

کام پر پیداواری صلاحیت بڑھانے کا ایک طریقہ کام کو جسمانی اور بصری طور پر خوشگوار بنانا بھی ہے۔ ایک اچھی طرح سے منظم اور سجا ہوا دفتر، کام کی جگہ ہر روز دیکھنے کے لیے ایک خوشگوار جگہ بن سکتی ہے۔ دفتر میں ملازمین جتنا زیادہ آرام دہ محسوس کریں گے، وہ اتنا ہی کم تناؤ کا شکار ہوں گے۔ کام کے صحت مند ماحول کو برقرار رکھنے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ پُرجوش ماحول پیدا کیا جائے جس میں ہر ایک کو سراہا اور حوصلہ افزائی کی جائے۔

رکاوٹوں کو کم سے کم رکھیں

کام کرتے وقت توجہ مرکوز رکھنا ضروری ہے۔ لہٰذا، زیادہ سے زیادہ خلفشار کو دور کریں۔ دفتر میںکام کرنے والے ملازمین کو آلات اور ساتھی کارکنوں کے پس منظر کے شور سے نمٹنا چاہیے۔ دفتر میں آپ کی ٹیم کو ساؤنڈ پروف ہیڈ فون استعمال کرنے اور اپنے ذاتی فون کو بند کرنے کی کوشش کرنی چاہیے، جب تک کہ وہ کام کا لازمی حصہ نہ ہوں۔

ورزش کیلئے وقت نکالیں

ورزش صحت مند طرز زندگی کو برقرار رکھنے کا ایک اہم ذریعہ ہے۔ سارا دن دفتر میں میز کے سامنے بیٹھنا غیر صحت بخش عمل ہے اور یہ ملازمین کی حوصلہ افزائی اور توانائی کو کم کر سکتا ہے۔ ٹیم کو وقفوں کے دوران کھڑے ہونے اور اسٹریچ یا ورزش کرنے کی ترغیب دی جانی چاہیے۔

نقل و حمل کے وقت سے فائدہ اٹھائیں

وہ ملازمین جو پبلک ٹرانسپورٹ یا دفتر کی گاڑی کے ذریعے سفر کرتے ہیں، وہ اس وقت کو پروجیکٹس کا جائزہ لینے یا اپنے فون پر ای میلز کا جواب دینے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ آپ اپنے کام کو مزید مؤثر بنانے کے طریقے پر غور کرنے کے لیے بھی وقت نکال سکتے ہیں۔ دوسری طرف، اگر آپ خود گاڑی یا بائیک چلاکر جاتے ہیں، تو پوڈ کاسٹ سننے سے آپ کو آنے والے کام کے دن کی تیاری میں مدد مل سکتی ہے۔

مستقل طور پر اس بات کا اندازہ لگانا کہ آپ کی ٹیم کیسے کام کرتی ہے اور کن شعبوں میں بہتری کی گنجائش ہے، اس سے کام کی جگہ کی مجموعی پیداواری صلاحیت بڑھانے میں مدد ملے گی۔ اگرچہ بہت سے ٹولز موجود ہیں جن کا مقصد ورک فلو کو ہموار کرنا ہے، لیکن بزنس لیڈر کے طور پر آپ کو اپنی ٹیم کی مدد کے لیے موجود ہونا چاہیے۔