فائل اور نوٹ

میں جس چھوٹے سے سرکاری دفتر میں اَپر ڈویژن کلر ک کی حیثیت سے کا م کرتا ہوں وہاں فائلوں کا کام ہوتا ہے۔ فائلوں کے کام کی بدولت یہاں کلر ک سے بڑے افسر تک کی کارکردگی ماپنے کا پیمانہ بھی فائل ہی ہے۔ دفتر کے اگرکسی ملازم سے پوچھا جائے کہ آج اس نے کتنا کا م کیا ہے تو اس کا عمومی جواب یہی ہو تا ہے کہ آج اُس نے اتنی فائلیں نکالی ہیں۔ کوئی سائل یہاں آکر اپنے کام کے بارے میں استفسار کر ے تو اُسے کام کے بارے میں بتانے کی بجائے یہی جواب دیا جا تا ہے کہ فائل چلی گئی ہے،فائل آگئی ہے ،فائل رُک گئی ہے، وغیرہ۔یہاں ہرکام فائل کے ذریعے ہی ہوتا ہے، حتیٰ کہ دفتر کی کینٹین میں اگلے ہفتے کون سا کھانا بنے گا، یہ فیصلہ بھی فائل کے ذریعے ہی کیا جاتا ہے۔ جس طرح ایک کوزہ گرمٹی سے کھیلتا ہے بالکل اُسی طرح میں فائل سے کھیلتا ہوں۔ اور جس طرح کوزہ گر برتن بنانے کیلئے مٹی میں مٹی ہو جاتا ہے، اسی طرح میں بھی کئی بار فائلوں میں فائل بن جا تا ہوں۔ یقین کیجئے مجھے کئی دفعہ محسوس ہو تا ہے جیسے میں انسان نہیں ایک چلتی پھرتی فائل ہوں اور مجھے اپنے دفتر کے تمام ملازم اور آفیسر زمختلف کاریڈورز میں چلتی پھرتی فائلیں محسوس ہوتے ہیں۔کئی مرتبہ ایسا ہو ا گھر میں کھانا اور پانی مانگتے ہوئے کہہ بیٹھاہوں ـ،ـ’’ حمیدہ بیگم وہ ذرا کھانے والی فائل لانا‘‘۔ جہاں چھوٹے دفتروں میں فائل سے کھیلنے کا کام ہم غریب کلرک کرتے ہیں تو کچھ بڑے دفتروں میں یہی کام درمیانے اور بڑے لیول کے افسر کرتے ہیں۔ آپ نے اکثر دیکھا ہو گا ہر سرکاری افسر کے دفتر میں میز پر کُچھ فائلیں ضرور دھری ہوتی ہیں جو صاحب کے مصروف نظر آنے میں کافی معاون ثابت ہوتی ہیں۔ فائل کی مختلف قسمیں ہوتی ہیں۔ جیسے ٹرانسفر کی فائل، پوسٹنگ کی فائل، چھٹی کی فائل وغیرہ۔ ان میں سے کچھ فائلیں روٹین کی ہوتی ہیں اور کچھ ارجنٹ نوعیت کی۔ ارجنٹ فائل وہ ہوتی ہے جس کا فیصلہ چند ہفتوں سے لے کر چند مہینوں کے اندرکرنا ضروری ہوتا ہے جب کہ روٹین کی فائل کی ڈسپوزل بعض اوقات برسوں پر محیط ہو سکتی ہے۔ فائل کے اجزائے ترکیبی کی بات کی جائے تو یہ دراصل کسی مخصوص کام سے متعلق کاغذوں کا مجموعہ ہو تی ہے۔ تمام ضروری کا غذات فائل میں رکھنے کے بعد اس پر نوٹ لکھا جاتا ہے۔ نوٹ اور فائل کا آپس میں چولی دامن کا رشتہ ہے۔ نوٹ کا بنیادی اصول یہ ہے کہ یہ فائل کے اوپر لکھا جاتا ہے۔ لیکن بعض اوقات کچھ درخواست گزار اور نا تجربہ کا ر ’’ماتحتانِ‘‘ ادنیٰ فائل کے اوپر لکھنے کی بجائے ’’نوٹ‘‘ فائل کے اندر رکھ دیتے ہیں، جو غلط با ت ہے مگر اس سے ایک فائدہ ضرور ہو تا ہے کہ فائل کی رفتار کئی گنابڑھ جاتی ہے ۔ ہم یہاں یہ بھی واضح کرتے چلیں کہ فائل کی رفتار عام طور پر ’’نوٹ‘‘ کے سائز سے براہ راست متناسب ہوتی ہے۔ یعنی نوٹ جتنا بڑا ہو گا فائل کی رفتار اتنی زیادہ ہوگی۔ نوٹ کو فائل کے اند ر رکھنے کے عمل کو ’’ـــــــــــــکلرکانہ‘‘ زبان میں فائل کا پیٹ بھرنابھی کہا جا تا ہے۔ فائل کو ڈھانپنے کیلئے اسے کور کے اندر رکھا جا تا ہے جسے فائل کور کا نام دیا جا تا ہے۔فائل کے اندر موجود مختلف کاغذات پر رنگ برنگی جھنڈیاں لگائی جاتی ہیں جو فیصلہ نہ کرنے میں معاون ثابت ہوتی ہیں۔ کئی دفعہ ایک کونے پر پیلے یا گلابی رنگ کی ایک چٹ بھی چسپاں کر دی جاتی ہے۔ یہ چٹ کئی دفعہ فائل کے اندر رکھے گئے ’ ’ ــنوٹ‘‘ ــــ کے متبادل بھی سمجھی جاتی ہےکیونکہ ہر دو کو فائل کا پہیہ سمجھا جا تا ہے جو اُس کی رفتار بڑھانے میں کلیدی کردار ادا کرتا ہے۔ فائل مکمل کرنے کے بعد اسے اپنی منزلِ مقصود کی طرف روانہ کر دیا جا تا ہے۔ ابتدائی طور پر فائل کا رُخ عام طور پر نیچے سے اوپر کی طرف ہوتا ہے۔ یعنی چھوٹے افسر سے بڑے افسر کی طرف۔ فائل کی رفتار کے بارے میں بھی آپ کی رہنمائی کرتے چلیں۔ اصول کچھ اس طرح سے ہے کہ کسی بلڈنگ کی ایک ہی منزل پر فائل کو ایک کمرے سے دوسرے کمرے تک جانے کیلئے چاردن سے ایک ہفتہ درکار ہوتا ہے اور فائل کو کسی بلڈنگ کی ایک منزل سے دوسری منزل پر جانا ہو تو اس کی رفتار فی منزل ایک ہفتہ تصور کی جا تی ہے۔ جیسا کہ اوپر بیان کر دیا گیا ہے کہ اگر نوٹ فائل کے اندر ہو تو رفتار قدرے بڑھ بھی سکتی ہے۔ آخری مقام تک پہنچ کر فائل کو چند دن آرام کا موقع دیا جاتا ہے۔ افسرِبالا اپنی مصروفیت سے وقت نکال کر نوٹ کو پڑھ کر یا ’’دیکھ کر‘‘ اُس پر حتمی فیصلہ کرتا ہے۔ حتمی فیصلے کے بعد فائل جس راستے سے اوپر گئی ہو تی ہے اُسی راستے پر واپس روانہ کر دی جاتی ہے۔ اپنی منزل مقصود پر پہنچ کر اکثر فائلوں کو ’’ فائل‘‘ ــــ کر دیا جا تا ہے،جس کے بعد یہ ریکارڈ کا حصہ بن جاتی ہے۔ ایک زمانے تک فائل کا استعمال صرف سرکاری دفاتر تک محدود تھا مگر پچھلی کچھ دہائیوںسے یہ پراپرٹی ڈیلرز کے دفاتر میں بھی استعمال ہونا شروع ہو گئی ہیں۔ جیسے کہا جاتا ہے کہ بھینسیں بھینسوں کی بہنیں ہوتی ہیں۔ اسی طرح ہم سمجھتے ہیںکہ سرکاری دفتر کی فائل اور پراپرٹی ڈیلر کے دفتر کی فائل کا بھی آپس میں گہرا تعلق ہے۔ ہماراذاتی خیال ہے کہ یہ اگرآپس میں بہنیں نہیں تو کزن ضرور ہو ں گی کیونکہ دیکھا گیا ہے کہ جب بھی پراپرٹی والی فائل کسی سرکاری دفتر میں پہنچتی ہے تو سرکاری فائل میں حرکت شروع ہو جاتی ہے مزید یہ کہ سرکاری دفتروں میں فائل کا کام کرنے والے ملازم کئی بار ریٹائرمنٹ کے بعد فائلوں کا کاروبار شروع کر دیتے ہیں۔

(کالم نگار کے نام کیساتھ ایس ایم ایس اور واٹس ایپ رائےدیں00923004647998)