ٹائم مینجمنٹ کیلئے ٹیکنالوجی کا استعمال

مصروف افراد کیلئے ٹیکنالوجی دو دھاری تلوار ہے۔ ایک طرف جہاں اسمارٹ فونز اور سوشل میڈیا وقت ضائع کرنے کا آسان ترین ذریعہ ہیں تو دوسری طرف آئے دن نیا سوفٹ ویئر جاری کر دیا جاتا ہے، جو آپ کے شیڈول کو ترتیب دینے یا ٹائم مینجمنٹ کا دعویٰ کرتا ہے۔

ٹائم مینجمنٹ کیلئے ٹیکنالوجی استعمال کرنے کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو ان شعبوں کی نشاندہی کرنا ہوگی، جو آپ کی توجہ کے طلب گار ہیں۔ ہرچندکہ، ایپ اسٹورز پرایسی سیکڑوں ایپس دستیاب ہیں، جو آپ کے شیڈول پر نظر رکھنے کا دعویٰ کرتی ہیں، تاہم ہر ایپ آپ کی ضرورت کو پورا نہیں کرسکتی۔ غلط ایپ کا استعمال آپ کیلئے نقصان کا باعث بن سکتا ہے۔ ایسے میں ضروری ہے کہ آپ ایسی ایپ کا انتخاب کریں، جو واقعی فائدہ مند ہو۔

کیلنڈر مینجمنٹ

ٹیکنالوجی سے مدد لیتے ہوئے آپ اپنی کیلنڈر مینجمنٹ اس کے سپرد کردیں۔ کیلنڈر مینجمنٹ کرنے والی ایپس صاف ستھرے ڈیزائن کے ساتھ آسانی سے پڑھا اور سمجھا جانے والا کیلنڈر مرتب کرتی ہیں۔ ایک اچھی کیلنڈر مینجمنٹ ایپ آپ کو اپنا شیڈول دوسروں سے شیئر کرنے کا آپشن دیتی ہے، اس طرح ملاقاتوں کیلئے وقت طے کرنا انتہائی آسان ہوجاتا ہے۔ آپ اپنے بے ترتیب شیڈول کو ’یوزر فرینڈلی‘ ڈیزائن میں ترتیب دے سکتے ہیں۔

بامقصد میٹنگز

بزنس ایگزیکٹوز کے مطابق، دو تہائی میٹنگز ناکام ہی رہتی ہیں یا جن کا کوئی نتیجہ سامنے نہیں آتا۔ جب میٹنگز کیلئے ٹیکنالوجی کے استعمال کی بات ہوتی ہے تو اکثر اس سے مراد ’ویڈیو کانفرنسنگ‘ ہوتی ہے لیکن حقیقت یہ ہے کہ صرف ویڈیو کانفرنسنگ ہی میٹنگز میں استعمال ہونے والی واحد ٹیکنالوجی نہیں ہے۔ ٹریلو کا ’ٹیم میٹنگز بورڈ‘ ایک ایسا ہی ٹول ہے، جو میٹنگز کو بامقصد بنانے میں کمپنیوں کیلئے اہم ہتھیار ثابت ہوسکتا ہے۔ یہ اور اس جیسے دیگر کئی سوفٹ ویئرز کے ذریعے کارپوریٹ میٹنگز کو نتیجہ خیز اور بااثربنایا جاسکتا ہے۔

ٹائم انالیسز

ایک سروے کے مطابق دفتر میں کام کرنے والا ایک شخص اپنا 28فیصد وقت غیرضروری خلل میں گزارتا ہے، تاہم کوئی نہیں جانتا کہ وقت کے اس ضیاع کو کس طرح روکا جائے۔ اس کا سب سے بہترین طریقہ یہ ہے کہ اپنے شیڈول کو چھوٹے چھوٹے حصوں میں تقسیم کریں۔ شیڈول میں توازن پیدا کرنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ سوفٹ ویئر کو استعمال میں لائیں۔ 

کئی کیلنڈر ایپس میں ٹائم انالیسز ٹول بھی دستیاب ہوتا ہے، جب آپ اپنے دن بھر کے وقت کی تجزیاتی رپورٹ حاصل کرلیں، اس کے بعد دیکھیں کہ اس میں کہاں اور کس طرح بہتری لائی جاسکتی ہے۔ کیا آپ میٹنگز میں جو وقت لگا رہے ہیں، وہ نتیجہ خیز ہوتا ہے؟ فون کالز پر کتنا وقت ضائع ہورہا ہے؟ جب ایک بار آپ کو معلوم ہوجائے کہ آپ اپنا وقت کس طرح گزارتے ہیں تو اس کے بعد ہی اسے بہتر طور پر صرف کرنے کا سوچ سکتے ہیں۔

چھوٹے پیمانے پر آٹومیشن

دفتر میں آپ کا سب سے زیادہ وقت کن کاموں میں گزرتا ہے؟ کئی چھوٹے چھوٹے کام مل کر ہمارے دفتری کام کی تعریف بنتے ہیں۔ ای میل چیک کرنا، پرنٹ نکالنا، ایڈیٹنگ، فائل محفوظ کرنا وغیرہ وغیرہ۔ یہ سارے کام ہی تقریباً ناگزیر ہوتے ہیں، انھیں اپنے شیڈول سے نکالنے کا ایک ہی طریقہ ہے کہ ان کی آٹومیشن کردی جائے۔ Zapierاور IFTTTجیسے آفس آٹومیشن ٹول، آپ کیلئے کئی کام آسان بنادیتے ہیں۔ اگر آپ اپنے وقت کو زیادہ بامقصد کاموں میں استعمال کرنا چاہتے ہیں تو چھوٹے چھوٹے کام جو آپ کو دن میں کئی کئی بار کرنا پڑتے ہیں، انھیں پروگرام میں ڈال دیں۔

چھوٹے وقفے

بہتر کارکردگی کیلئے چھوٹے چھوٹے وقفے لینا ضروری ہے، تاہم ایک سروے کے مطابق، ایک تہائی امریکیوں کو اتنا حوصلہ نہیں ملتا کہ وہ دوپہر کا کھانا کھانے کیلئے کام سے وقفہ لیں۔ فلوریڈا اسٹیٹ یونیورسٹی کی ایک تحقیق کے مطابق، ملازمین اس وقت بہترین کارکردگی کا مظاہرہ کرتے ہیں جب وہ 90منٹ کے وقفوں میں کام کرتے ہیں۔ ’اسٹریس ریلیف‘ کی کئی ایک ایپس دستیاب ہیں جو آپ کو وقفہ لینے کی یاددہانی کرواتی ہیں اور ساتھ ہی یہ بھی بتاتی ہیں کہ اس وقفے میں آپ کیا کرسکتے ہیں۔ 

دن بھر کے دوران، تھوڑی دیر چہل قدمی کرنے، کتاب پڑھنے، یہاں تک کہ مختصر مراقبہ کرنےجیسے وقفے لے کر آپ اپنی کارکردگی کو کئی گُنا بڑھا سکتے ہیں۔ ’کارکردگی بڑھانے والے وقفے‘کے ذریعے درحقیقت آپ پورے دن میں عمومی سے کہیں زیادہ کام انجام دے سکتے ہیں۔

آج کے دور میں ٹیکنالوجی انتہائی اہمیت اختیار کرچکی ہے، جسے نظرانداز کرنا ممکن نہیں رہا۔ ایسے میں ’ٹیکنالوجی کو اپنے حق میں استعمال کرنا‘ ہی بہترین حکمت عملی ہے۔