دفتری امور کیلئے ’ہوم آفس‘ کیسے بنائیں؟

کووڈ-19 کے بعد دنیا بھر میں گھر سے دفتری امور سرانجام دینے کا رجحان بڑھ گیا ہے، جسے ہم عام طور پر Work from home کہتے ہیں۔ اس کے علاوہ، کاروباری حضرات اپنی آسانی کیلئے اپنے گھر میں ایک چھوٹا سا دفتر بنالیتے ہیں جبکہ آن لائن فری لانسگ کے ذریعے پیسے کمانے والوں کو بھی گھر میں ایک دفتر کی ضرورت ہوتی ہے۔ گھر میں شاید آسائشوں سے بھرپور ایک جدید دفتر بنانا تو شاید ممکن نہ ہو لیکن دفتری امور کو انجام دینے کے لیے تمام سہولیات پر مبنی ایک اچھادفتر بنایا جاسکتا ہے۔ 

اگر آپ نے بھی ضرورت کے تحت اپنے گھر میں دفتر بنانے کی ٹھان لی ہے تو پھر یہ دیکھنا ہوگا کہ آپ کا دفترایک کمرشل دفتر سے کس قدر منفرد ہوسکتا ہے۔ گھر میں بنے دفتر میں کام کرنے کی خوشی کے ساتھ ساتھ آرام و سکون بھی ہوتا ہے، نہ لمبی ڈرائیو کرنی پڑتی ہے اور نہ ہی پارکنگ وغیرہ کے جھمیلوں میں پڑنا پڑتا ہے۔ البتہ اگر آپ کا دفتر گھر سے مناسب طریقے سے الگ نہیں تو پھر آپ کی تخلیقی صلاحیتوں اور فیصلہ سازی کے معاملات متاثرہوسکتے ہیں۔

بے شک آفس کو آرام دہ اور پرسکون ہونا چاہئے لیکن اس کا مطلب یہ نہیں کہ بغیر منصوبہ بندی کے اسے بنالیا جائے، جس سے کاروباری امور کو انجام دینے میں رکاوٹ پیش آتی ہو۔اس کیلئے آپ کو حدبندی کی بہت زیادہ پابندی کرنی پڑے گی اور دفتر کو گھر سے اس طرح  الگ رکھنا ہوگا جیسے گھر اور دفتر دو الگ دنیا میں ہوں اور گھر کے شور و شرابے کا دفتر کے ماحول پر ذرا بھی اثر نہ پڑتا ہو۔ 

سب سے اہم تو یہ ہے کہ طبعی طریقے سے کاروبار کیلئے متعین جگہ یا کمروں کی حدبندی کی جائے اور اسے دفتر کی بھرپور شکل دے دی جائے۔ ایک بار آپ نےدفتر بنانے کا حتمی فیصلہ کرلیا تو پھر آپ کو چند سوالوں کے جوابات ڈھونڈنےہوں گے اور اسی مناسبت سے اپنے دفتر کو سیٹ کرنا ہوگا مثلاً آپ کے کاروبار کی نوعیت کیا ہے؟ 

اس کیلئے کیا اقدامات کرنے ہوں گے؟ کیا اس ضمن میں بیرونی کلائنٹس بھی دفتر کا دورہ کریں گے؟ یا آپ کے دوست بھی آپ کے ساتھ مل کر دفتر استعمال کریں گے؟ کس قسم کے ایکوپمنٹس کی ضرورت ہوگی؟ کیا کانفرنس کالز کی بھی ضرورت پڑے گی؟ان سوالات کے جوابات تلاش کرنے میں ہی آپ کے دفترکی شکل واضح ہوجائے گی۔

نیا کمرہ تعمیر کریں

دفتر کیلئے گھر میں اضافی جگہ تعمیر کرنا شاید زیادہ جگہ پیدا کرنے کا سب سے بہتر طریقہ ہے۔ ایک نیا کمرہ شامل کرنے سے زیادہ فوائد ہوسکتے ہیں، تاہم یہ کمرے کے سائز اور مقام پر منحصر ہے۔ اس کمرے کو دفتر بنانے کیلئے بہترین انداز سے ڈیزائن کریں تاکہ آپ کو یہاں کام کرنے کا لطف آئے۔

تہہ خانہ

عموماً گھروں میں تہہ خانہ کام میں نہیں آتا اور وہاں غیرضروری سامان کی بھرمار ہوجاتی ہے۔ گھر میں دفتر بنانے کیلئے اسے انسولیشن اور ڈرائی وال، قالین سازی اور بہتر روشنی کے ساتھ مکمل کریں۔ تہہ خانے آپ کے نئے ہوم آفس کو قائم کرنے کے لیے بہترین جگہ ہو سکتی ہے۔ 

اگر آپ کو صرف ایک چھوٹی جگہ کی ضرورت ہے تو تہہ خانے کو جزوی طور پر ختم کرنے پر غور کریں، بصورت دیگر اسے متعدد کمروں میں تقسیم کردیں۔ اس طرح، آپ ہوم آفس اور بچوں کے لیے کھیلنے یا ورچوئل لرننگ کرنے کے لیے جگہ بنا سکتے ہیں۔

کم استعمال ہونے والا کمرہ

اگر آپ کے گھر میں کوئی ایسا کمرہ ہے جو بہت کم استعمال میں آتا ہے تو ضرورت کے تحت اسے دفتر میں تبدیل کیا جاسکتا ہے۔ یہاں آپ کو انٹرنیٹ اور الیکٹرک آلات کے استعمال کیلئے دوبارہ وائر کروانے کی ضرورت بھی پڑ سکتی ہے۔ یہاں ٹیبل اور صوفہ سیٹ بھی رکھا جاسکتا ہے تاکہ باہر سے آنے والوں کیلئے بیٹھنے کی جگہ بھی دستیاب ہو۔

دفتر کی سیٹنگ

اگلا مرحہ دفتر کیلئے جگہ کو سیٹ کرنے کا ہے۔ ضروری نہیں کہ یہ بہت بڑا اور مہنگا ہو لیکن الگ تھلگ ہو، یہیں پر ساری اشیا اس طریقے سے سیٹ کریں کہ جب بھی آپ کو ضرورت ہو انہیں بآسانی حاصل اور بوقت ضرورت استعمال کرسکیں۔ جس طرح آپ گھر کی اشیا دفتر میں نہیں رکھ سکتے، اسی طرح کوشش کریں کہ دفتر کی اشیا بھی گھر میں نہ رکھیں، اس سے آپ کی زندگی میں توازن قائم رہے گا۔ 

مثلاً اگر آپ دفتری کاموں سے تھک کر گھر میں داخل ہوں تو آپ کو بالکل الگ ماحول میسر ہو، نہ کہ وہی دفتری اشیا آپ کو جھنجلاہٹ میں مبتلا کررہی ہوں۔ گھر میں دفتر بنانے کا مطلب یہ نہیں کہ آپ 24 گھنٹے اپنے کام کیلئے دستیاب ہیں۔ اپنے کام کیلئے اوقات کار مقرر کرلیں، اس طریقے سے آپ زیادہ موثر اور کارگر ثابت ہوں گے۔ آپ 24 گھنٹوں کو بہتر انداز میں تقسیم کرکے گھر اور کاروبار کو منظم کرسکتے ہیں۔ دفتر کو آئیڈیل بنانے کے لیے آپ ذیل میں درج کچھ مشوروں پر عمل کرسکتے ہیں۔

٭ اگر آپ دفتر میں پلازمہ یا ایل ای ڈی ٹی وی لگانا چاہتے ہیں تو اسے کسی الگ دیوار پر لگائیں اور اتنے قریب نہ لگائیں کہ اس کی وجہ سے آپ کے کام کا ہرج ہو۔

٭ چیزوں کے اسٹوریج کا بھی خیال رکھیں، مشینوں یا اپلائنسز کے حصے بھی موزوں طریقے سے اسٹور کئے جائیں۔

٭ جن چیزوں کی سب سے زیادہ ضرورت پڑتی ہو ان تک رسائی آسان ہو۔

٭ ایکوپمنٹ جو بھی حاصل کریں اس کی کارکردگی بہتر اور تیز ہو۔ سست اپلائنسز کارکردگی کو متاثرکرسکتے ہیں۔

٭ ایکوپمنٹ کو منسلک کرنے والی تاروں کو اچھی طرح فکس کیا جائے، ان کے درمیان الجھنے کی وجہ سے نقصان بھی ہوسکتا ہے، کوشش کریں کہ ایکوپمنٹ تاروں سے آزاد یعنی وائرلیس ہو۔

٭ لینڈ لائن فون لگوائیں تو ساتھ ہی اس میں میسیجنگ، کانفرنسنگ اور اسپیکر فنکشن کی ضروریات پوری کرلیں۔

٭ ایکوپمنٹس حاصل کریں تو اس کی انشورنس کرانا نہ بھولیں تاکہ کسی قسم کے حادثے کی صورت میں تلافی ہوسکے۔

٭ دفتر میں روشنی کا عمدہ انتظام کریں، کوشش کریں کہ دن کی روشنی زیادہ سے زیادہ کام میں لائیں کیونکہ کاروبار میں اخراجات کو کم سے کم رکھنا بھی بہتر حکمت عملی ہوتی ہے۔

٭ دفتر کو سائونڈ پروف بنالیں تو یہ کارکردگی بڑھانے میں مدد کرسکتا ہے، شور شرابہ اور کسی قسم کی مداخلت کام کی رفتار اور توجہ کو متاثر کرسکتی ہے۔

٭ دفتر کو ڈیزائن کرتے وقت اگر آپ کے پاس اتنی جگہ ہے کہ دروازے کے ساتھ چھوٹا سا گارڈن بنالیں یا انتظار گاہ تعمیر کرلیں تو آپ کے آنے والے مہمانوں کو اچھا محسوس ہوگا اور انہیں انتظار میں بوریت محسوس نہیں ہوگی۔