بہترین پریزنٹیشن دینے کے طریقے

کئی لوگوں میں دوسروں کے سامنے بولنے کا خوف پایا جاتا ہے اور جب بات آتی ہے پریزنٹیشن دینے کی تو ان کے سر پر ٹینشن سوار ہوجاتی ہے۔ اسٹیج پر آنے اور حاضرین کے سامنےبات کرنے سے پہلے وہ اضطرابی کیفیت کا شکار ہوجاتے ہیں۔ عام افراد کے ساتھ ساتھ پیشہ ور افراد کو بھی اس مشکل صورتحال کا سامنا کرناپڑتا ہے۔ اگر کوئی شخص اپنے ساتھی طلبہ، کولیگز یا اعلیٰ افسران کے سامنے کسی پراجیکٹ پر پریزنٹیشن دینے یا خطاب کرنے کے دوران جھجھک یا خوف کا شکار ہوتا ہے تو پھر اسے اپنے اندر اعتماد پیدا کرنے اور اس خوف کو ختم کرنے کی ضرورت ہے۔ 

ماہرین ان تمام لوگوں کو ذہین افراد کی فہرست میں شامل کرتے ہیں جو نہ صرف بہترین لکھاری ہوں بلکہ بولنے کے دوران با اثر لفظو ں کااستعمال کرتے ہوئے کسی دوسرے تک اپنا موقف بخوبی پہنچاسکیں۔ جب کوئی فرد اپنا موقف کسی ایک شخص کے بجائے مجمع میں پیش کرتا ہے تو اس کا شمار ذہین ترین افراد کی فہرست میں ہوجاتا ہے۔ لہٰذا، اگر آپ پریزنٹیشن دینے کے حوالے سے کسی قسم کے خوف یا مشکل کا شکار ہیں تو خود میں تبدیلی لانے کے لیے چار طریقوں پر عمل کرسکتے ہیں۔

مقاصد کا تعین کریں

پریزنٹیشن تیار کرنے سے قبل سب سے پہلا کام مقاصد کا تعین ہے۔ اس بات کا فیصلہ کریں کہ وہ کون سی بات ،رائے یا خیالات ہیں، جنھیں آپ پریزنٹیشن کے ذریعےلوگوں تک پہنچاناچاہتے ہیں۔ مثال کے طور پر کیا آپ پریزنٹیشن میں کمپنی کے کسی منصوبے کی اہمیت بیان کررہے ہیں یا پھرکسی مسئلہ پر بحث کرنے جارہے ہیں۔ اکثر اوقات بنیادی مقصد کے غیر واضح ہونے کے باعث پریزنٹیشن ناکام ہوجاتی ہے۔ دوران گفتگو اپنی توجہ اسی پیغام پر مرکوز رکھیں، یہ طریقہ آپ کودباؤ جیسی صورتحال پر قابو پانے میں بھی مدد دے گا۔

دوران پریزنٹیشن اگر آپ سامعین کے سامنےاپنے مقصد کی وضاحت کرنے میں کامیاب ہوگئے تو آپ کے لیے مطلوبہ ردعمل جاننا بھی آسان ہوجائے گا۔ مقصد کی وضاحت کے لیے سامعین کی شناخت کرلیں،غیر ضروری گفتگو سے بچیں ،واضح اور براہ راست طورپر گفتگو کرنے کے لیے پیشہ ورانہ انداز اپنائیں۔ یہ سوچنے کے بجائے کہ لوگ آپ کو دیکھ کر کیا سوچ رہےہیں، اس پر توجہ مرکوز کریں کہ اس پریزنٹیشن کے ذریعے آپ لوگوں کو کیا پیغام دیناچاہتے ہیں۔ یہ طریقہ کار آپ کو گھبراہٹ کا شکار ہونے سے بچائے گااور آپ مثبت انداز میں اپنا مقصد زیادہ واضح انداز اور توانائی کے ساتھ سامعین تک پہنچاپائیں گے۔

آؤٹ لائن کی تیاری

اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا کہ آپ کی پریزنٹیشن طویل ہے یا مختصر؟ مگر پریزنٹیشن کی تحریری آؤٹ لائن کی تیاری خاص اہمیت رکھتی ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی پریزنٹیشن منطقی طریقہ کا ر کے تحت ترتیب دی گئی ہے۔ آؤٹ لائن تیارکرتے وقت اہم نکات پوائنٹس کی صورت میں لکھ لیں۔ اعدادوشمارکے ذریعے بھی مقاصد کی وضاحت کی جاسکتی ہےلیکن اعداد و شمار کے بہت زیادہ استعمال سے اجتناب کریں کیونکہ مشکل معلومات سامعین کے لیے سمجھنا مشکل ہوسکتا ہے۔

ایک بار جس نکتے کو آؤٹ لائن کے لیےمنتخب کرلیں پھر اس کے متعلق سوچیں کہ آپ اسے کس طرح سامعین کے سمجھنے کے لیے آسان بناسکتے ہیں۔ آؤٹ لائن میںاہم نکات پر گفتگو کرنے کے لیے پوری تقریر لکھنے کے بجائے ’کی ورڈز‘ لکھیں جن پر نظر پڑتے ہی آپ کو یاد آجائے کہ کون کون سی ضروری معلومات دینی ہے۔ یہ طریقہ کار آپ کی پریزنٹیشن کوغیر معمولی بنا دے گا۔

حاظرین کی توجہ

چاہے آپ کی آڈیئنس ورکرز ہوں،کولیگز ہوں یا پھر آپ کے کلائنٹس ، پریزنٹیشن کے ابتدائیہ پیراگراف یا تعارف میں ہی اس بات کا تعین کرلیں کہ کس طرح آپ حاضرین کی توجہ حاصل کرسکتے ہیں۔ اگرآپ ابتدا میں ہی آڈیئنس کی توجہ حاصل کرنے میں کامیاب ہوگئے تو پریزنٹیشن کی کامیابی کے امکانات زیادہ ہوجاتے ہیں۔ اس حوالے سے گفتگو کا مرکزی خیال یا عنوان اتنا متاثر کن ہونا چاہیے کہ سامعین اس کی وضاحت جاننے کے لیے بے تاب ہوں۔

السٹریشن استعمال کرنا

سامعین تک بنیادی نکات کی وضاحت کے لیےالسٹریشن کا استعمال مفید ثابت ہوسکتا ہے۔ اس سلسلے میں گراف بناکر،حقیقی زندگی کے تجربات کا ذکر کرتے ہوئے،ویڈیو کے ذریعے یاپھر کسی بصری اشتہار کی مدد لی جاسکتی ہے۔

غور کریں کہ کون سا طریقہ کار آپ کی پریزنٹیشن کی طوالت اور عنوان سے مطابقت رکھتا ہے۔ اگر آپ پاور پوائنٹ یا ویڈیو پریزنٹیشن کا انتخاب کرتے ہیں تو پھر کسی ایسےشخص کی خدمات بھی ضرور حاصل کریں، جو اس دوران بآسانی کمپیوٹر چلاسکے۔